ウェビナーを開催するにあたり、多くの運営者が遭遇する数多のトラブル。基本的な「こんなときはどうしたらいい？」という疑問から、「想定外の事態で頭を抱えている」といった深刻なトラブルまで、解決するための処方箋を紹介します。最後にウェビナーをスムーズに運営するための頼れるパートナーもご案内します。

当日のキャンセル・ドタキャンが起きた場合への対策

ウェビナー当日のキャンセルやドタキャンは、申込者の顧客化を困難にするだけでなく、データ収集もできず、開催のためにかかったコストの回収が難しくなってしまいます。当日にならないと分からないトラブルですが、事前の工夫で割合を減らすことは可能です。原因と対策方法を確認しましょう。

当日キャンセル・ドタキャンが起きる原因

原因として考えられるのは大きく分けて2つ。「対策可能なもの」「不可抗力なもの」があります。まずは不可抗力なものとして、申込者の体調不良や重大なトラブルなどがあり、これらは仕方ないと割り切りましょう。対策可能なものとしては、申込者が（1）ウェビナーのプログラムに興味がなくなった、（2）他の予定を優先した、（3）何らかの理由でウェビナーにアクセスできなかった、が挙げられます。これらは運営のフォロー次第で防げる原因。申し込み後もプログラムの魅力を伝える工夫をし、URLや日時の案内をリマインドで送るなどして丁寧にフォローをしましょう。

当日キャンセル・ドタキャンを減らす集客の工夫

当日キャンセルやドタキャンを減らすため、事前の工夫は欠かせません。まずもっとも効果的なのが、参加することでメリットが感じられるインセンティブを設けることです。ただ、プログラム自体の魅力を発信することも忘れず、開催案内のリマインドメールで一部情報を開示するなど、当日への期待感を高める工夫もしましょう。また、あえて参加人数や満員であることを伝え、参加している人が多い（価値のある）ウェビナーとアピールすることも忘れないようにしてください。

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当日の参加者数が少ない場合への対策

ウェビナー当日の参加者が少ないと、運営側の士気が下がったり、参加者側も視聴する価値があるのかと不安に思ったり、雰囲気が悪くなってしまう危険性があります。そんな、参加者数が少ないときの対策についてみていきましょう。

ウェビナー平均出席率は50％未満。月曜日と金曜日のウェビナー開催は避ける

まず知っておいてほしいのが、ウェビナーの平均出席率がそもそも50%未満であることです。ウェビナーは好きな場所から気軽に参加できる分、キャンセルのハードルも低い傾向にあります。出席率が多少低くても、ウェビナーとはそういったものだと割り切ることも必要です。ただ、月曜と金曜の開催では参加率が低いというデータが出ているので、できるだけ避けた方が賢明でしょう。

当日の参加者数を確実に増やす集客の工夫

当日の参加者数を確実に増やすには、ウェビナーに参加することで何か特典やインセンティブをつけることがとても有効です。人は「お得」なことに弱いものなので、そんな心理を利用しましょう。その上で、ウェビナーを忘れていたという人を減らすこと、参加すると今抱えている問題や課題が解決するというメリットを伝える工夫をします。多くの運営者は開催日時やURLを記したリマインドメールを発信します。その際、当日参加することで特典がある旨や一部情報を先行して公開し、当日への期待を高める内容を加えましょう。

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ウェビナーの反応・盛り上がりが低い場合への対策

ウェビナー参加者の反応・盛り上がりに欠けると、途中退席者が増えてしまい、それがより一層の退席者を招くという負の連鎖にも陥りかねません。離脱されてしまえば、アンケートの回収や営業活動にもつながらず、本来のウェビナー開催の目的を達成できなくなってしまいます。では、どのように対策をとればいいのでしょうか？

ウェビナーの雰囲気を壊しかねない注意すべき行為　

NG行為としてあげられるのが、「タイムテーブルを守らない」「商材・サービスの説明が多い」「一方的なプレゼンテーションの場にしてしまう」の3つです。いずれも参加者の期待を蔑ろにして、主催者本位のウェビナーになってしまっているパターンです。

ウェビナーは離脱のハードルも低いことを踏まえて、いかに興味と集中力をつなげていけるかが大きなポイントになります。

ウェビナーの盛り上がりをつくる工夫

参加者を飽きさせないウェビナーに必要なのは、インタラクティブな環境づくりです。マイクやカメラをONにして参加してもらうことでウェビナーだけに集中してもらえる状況を作り出すのも有効です。また、進行する中で参加者の積極的な発言を促し、途中で質問を挟み込むのも良いでしょう。さらに、ホワイトボード機能を使って、質問や議論を可視化することで一体感を醸成することも可能です。インタラクティブな環境で、話を聞くだけでなく参加者間の情報交換にもなれば参加者の満足度も高まるでしょう。

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ウェビナーの離脱・途中退出が起きた場合への対策

ウェビナー開催中に離脱・途中退出が起きると、ウェビナーの雰囲気が悪くなってしまいます。しかし、離脱や途中退出を禁止することはできないため、運営側で事前に対策する必要があります。

セミナー動画参加者の4割り近くは途中で離脱

ウェビナーに参加する人の4割ほどは途中で離脱しているというデータがあるため、ある程度の離脱は許容範囲と考えましょう。リアルなセミナーと比べると途中離脱も簡単なため、仕方がない面もあるのでしょう。残ってくれている人を大切にし、プログラムを進めていきます。

ウェビナー参加者の離脱・途中退出を減らすための工夫

離脱者の発生は仕方がないとはいえ、やはりできるだけ減らしたいのが運営側の思いです。そのためにできる工夫はたくさんあります。まずは機材チェック。通信環境やマイクトラブルなどで参加者に聞き取りづらい状況は発生していませんか？そういった運営者都合の不具合は当日までに改善しておきましょう。次にプログラムですが、運営側がダラダラと話していませんか？要点を絞り込み、緩急つけたトークを心がけましょう。さらには参加者にもコメント機能や投票機能を使ってプログラム内に参加してもらいましょう。適度な緊張感は集中力アップに寄与します。最後まで飽きさせないプログラム構成をつくり、満足感の高いウェビナーを開催できれば、離脱者を減少させることができます。

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ウェビナーのアンケート回収率が低い場合への対策

ウェビナーは開催した後のアンケート回収にこそ、ビジネスチャンスの種が詰まっています。ウェビナーへの感想を次回開催に生かすのはもちろんのこと、顧客情報を収集してビジネスの提案や商談へと広げるためのきっかけになります。だからこそ、アンケート回収率を上げることは、ウェビナーが成功した証ともいえるのです。アンケート回収の目的、回収率アップへの工夫についてチェックしていきましょう。

ウェビナー参加の意図や動機・目的から顧客のニーズを探る

アンケートは、参加者をビジネスへとつなげるために欠かせないツールです。そのために、なぜウェビナーに参加したのかを知ることは、参加者が何に困っているのかを見極めるために重要な項目です。そこには顧客のニーズが隠れているため、確実に回答してもらえるようにしましょう。

また、基本情報である、「所属企業」「部署名」「氏名」「連絡先（メール・電話番号）」は必須項目にしてください。これらは事前の申込段階でも可能なら記載してもらうと確実です。

当日のアンケート回収率を増やす工夫

回収率を上げるには、参加者の負担を極力排除したアンケートづくりが必要です。自由記述をできるだけ減らす、ラジオボタンやチェックボタンを使って具体的な回答が引き出せるようにする、具体的な質問をする、等は欠かせません。さらに、回答することで当日のウェビナー動画をプレゼントする、資料を追加で配布するなど、特典を設けることも多くの参加者を惹きつけるでしょう。

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ウェビナー運営をスムーズに進めるための「クライゼルZoom連携」

ウェビナー運営にはトラブルがつきもの。できるだけスムーズな運営をするには、運営機能をワンストップで提供してくれる「クライゼルZoom連携」の利用がおすすめです。

開催の告知から申し込みフォーム、参加者へのフォローメールなど、成功させるための機能が装備されています。トラブルを乗り越えながら開催を重ねていくことで、多くの参加者を惹きつける魅力のあるウェビナーが開催できるようになります。ぜひ「クライゼルZoom連携」を上手に活用して、ウェビナーのレベルアップを図り、自社のマーケティングにつなげてください。