ウェビナーを開催する際に、事前の応募者数から参加者数を想定して当日の準備をしたものの、フタを開けてみたら参加者数の少なさに驚いた－－そんな経験をした方は案外多いのではないでしょうか。今回は事前応募者に確実に参加してもらうためのコツから参加者を顧客化するためのフォロー方法まで解説します。

この記事のポイント

・ウェビナーへの応募者と参加者数に大きな乖離があることを想定しておく
・ウェビナー参加者に関する調査レポート結果を参考に出席率向上をめざす
・当日の参加者増を狙って工夫すべきことがある
・参加者少数のウェビナーも、それを逆手にとって自社にとって有効なウェビナーにする

ウェビナー開催日に応募者と参加者数に大きな乖離がある困りごと

入念に準備をして開催したウェビナーが想定外に参加者が少なくてガッカリしたことはありませんか？応募者と参加者数がかけ離れていることで、発生してしまう困りごとと、対処法をみていきましょう。

　当日予定していたプログラムができない

ウェビナーを開催するに当たって、例えば新規リードの獲得を目的としていたとしましょう。けれど新規の参加者が著しく少なく、参加者の大半が既存リードだったら、想定していたプログラムが参加者に合わないということも起こり得ます。逆の場合もしかり。

また、ライブ配信中に主催者と参加者がチャットなどを利用してコミュニケーションを深めることができるのもウェビナーの特徴ですが、ある程度の人数を想定した質問を用意していた場合にもその場で修正することになりかねません。

あらかじめ想定人数に幅を持たせ、少なめの人数、多めの人数、適正人数でシミュレーションしておくと、不測の事態が起こっても慌てずに対処することができるでしょう。

　ウェビナー開催にかかるコストがペイできない

ウェビナーはオフラインのセミナーと比べたらグッとコストを抑えて開催できますが、もちろん0（ゼロ）ではありません。準備にかかった人件費なども考えると、あまりに参加者数が少ないとビジネスチャンスが広がらず、コストがペイできないという事態に陥ってしまいます。ただ、少ないながらも参加してくださったリードを大切にし、少人数だからこそできる手厚いフォローで確実にリード育成を行うことはできます。少ないからとがっかりせずに、顧客化の比率を高める努力をしてみましょう。

ウェビナー参加者に関する調査レポートから見るウェビナーの参加データ

99firm社やMedium社などマーケティング調査会社による、ウェビナー参加者の行動パターンを調査した結果を参考にしながら、参加者の心理を探っていきましょう。

　ウェビナーの平均出席率は50％未満

実はウェビナーの平均出席率は46%。ウェビナーは気軽に参加できるゆえ、キャンセルやドタキャンへのハードルまで下がっている傾向があります。

業界別に出席率が高いのが、製薬業界63％、金融系が61％、コンサル業界50％となっています。

　ウェビナー参加者の半数以上が開催日の１週間前から申し込みをする

ウェビナーに参加する人の半数以上が開催日の1週間前から申し込みをしていることがデータから明らかになりました。その率、なんと59％。1週間前から集客力を高める必要があります。さらには17％の人は開催日当日に申し込んでいることも判明。開催日になってしまったからと集客活動をやめず、ギリギリまで粘ることが大切です。

　午前8時から午前10時の申し込み率が高い

ウェビナー参加者の36%は午前8時から午前10時の間に申し込んでいることが分かっています。この調査結果から見えるのが、多くのビジネスパーソンにとってメールチェックをする時間が申し込みをするタイミングになっているということ。上記時間までに招待状をタイミングよく送れば相手の目につきやすくなり、申込率アップの可能性が高まります。

　ウェビナーを午前中に開催すると参加者数が多くなる傾向がある

ウェビナーは午前中、さらに具体的にいうと、午前11時がもっとも参加者が増えるという統計結果が出ています。次に支持されている時間は午前10時と、午前中の開催が最適であることが示されています。

　月曜日と金曜日のウェビナー開催は参加者数が少なくなる傾向がある

この結果には多くのビジネスパーソンが納得するのではないでしょうか。月曜日と金曜日の参加者が減る原因は、休み明け・休み前で忙しくしていることが多いためです。もっとも参加者が増えるのは火曜日という調査結果もありますが、水木とも大きな差はないため、この3つの曜日の中から選ぶとよいでしょう。

当日の参加者数を確実に増やすために集客で工夫をすべきこと

応募者と参加者数のギャップを改善し、当日の参加者を確実に増やすには、集客に一工夫加えることが大切です。ここでは集客に関するアイデアを紹介します。

　集客は開催日の少なくとも2週間前から開始する

集客のタイミングはとても大切です。早すぎると「とりあえず」申し込む人が増えてしまい、当日の欠席率が著しく増加してしまいます。かといって数日前となると、既に他の予定で埋まっている危険性も。

2週間前からイベント開催を大きく告知して集客をスタートし、10日前になったあたりから応募を開始すると出席率の高い参加者を集客できるでしょう。コツは告知から応募にタイムラグを作ること。すぐに申し込めないことで、冷やかしの応募者をふるい落とすことができ、関心を持ってくれた人が忘れずに申し込むことができます。

　ウェビナーに当日参加することによる特典・インセンティブを設ける

ウェビナーに参加することで得られる特典やインセンティブを設けましょう。人は「今だけ」「ここだけ」という特別感に弱いものです。イベント内容に即した無料のレポートや録画した動画をプレゼントするのもよいでしょう。また、自社製品がある場合はプレゼントとして取り入れると集客力がグッと上がります。いつでも見られるオンデマンド配信にはないメリットを生かしましょう。

　ウェビナーの開催前にリマインドを特典・インセンティブを載せて送る

開催前のリマインドは、うっかり忘れにとても有効な手段です。「参加したかったのに忘れていた！」という人や、興味はあるけれどそれほど強い気持ちがあったわけではない人の取りこぼしも防げます。

1回目：開催日の週頭である月曜日の午後

2回目：開催日前日

3回目：開催日当日の3時間前

4回目：開催日当日の1時間前

以上の計4回を送ると、リマインド効果は抜群です。

しかし、ただリマインドメールを機械的に送っても2回目以降はスルーされてしまう可能性もあります。メール文中にウェビナー参加で特典、インセンティブがあることを明記し、送られてくるメールを読むと少しずつ当日の詳細が明らかになるようにしていくと、読んでもらえる上に参加への意欲もアップします。当日2回のリマインドメールには参加URLも忘れずに貼りましょう。

　LPやメルマガで当日の発表資料の一部を先行公開して興味を引き立てる

参加することへのワクワクした気持ちや興味を引き立てるため、発表資料の一部を先行公開することも効果的です。LPやメルマガで、参加者の目を引くが核心をつきすぎない資料を選んで公開するようにしましょう。

参加者数が少人数だからこそ、悩み事を聞き商談につなげる方法

少人数であることを逆手に取ったウェビナー活用も有効です。

参加者が少ない分、主催者と参加者の距離が近くなるため、個別に具体的な悩みを聞くことができます。そして、相談者に合わせたオンリーワンのビジネス提案も可能。大人数のイベントとは違ったコミュニケーションが必要なので、イベント規模に合わせた進行方法を準備しておくことが重要です。

またアフターフォローとして、アンケートの活用もしっかりと組み込みましょう。参加者の感想を次回ウェビナーに生かすことができます。また、今回のウェビナーで自社サービスに興味を持った参加者をアンケートから発見し、ビジネスにつなげていく意味でも重要です。

リマインドからアンケートまで、ウェビナーは開催当日以外にも細やかな配慮があってこそ、参加者にとって満足のいくイベントとなります。しかし、プログラム作りや資料作り、プレゼンの練習など、やることは山積みです。

そんな場合に活用したいのが「クライゼルZoom連携」です。

受付フォーム作成、告知メール、アンケート配信とウェビナーを成功させるための細やかな機能が備わっており、主催者はイベントの準備だけに集中することができます。また、ウェビナー申込者を顧客化する機能を有しており、開催時刻に入室していない応募者へ参加を促すメールを自動送信したり、参加しなかった方へ開催後のウェビナー動画のURLを送信したり、取りこぼさない気遣いがあります。もちろん参加者には丁寧なお礼メールを送り、満足感のアップも怠りません。

また、クライゼルは決済サービスとの連携も可能ですので、有償ウェビナーなどの開催にも対応しています。

参加者にとって満足感の高いウェビナー開催はリピーターの増加、ひいては参加者数の増加（出席率の増加）につながり、ビジネスチャンスも広がります。ウェビナーを成功させるパートナーとしてぜひ「クライゼルZoom連携」の利用を検討してみてください。