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イベントやセミナー管理はWebフォームを活用して業務効率化しよう

オンラインで行うイベント・セミナーが普及してきています。

オンラインイベント・セミナーであれば、遠隔地の方も気軽に参加でき、最終的な顧客獲得にも有効です。

また主催者側もインターネット環境とコンテンツさえあれば、低コストでオンライン開催できます。

さらに、Webフォームでイベント・セミナーを管理しておくと、開催後のマーケティング施策も行いやすくなります。

本記事ではイベント・セミナー管理を業務効率化し、見込み顧客を顧客にするための施策を紹介します。

この記事のポイント!

  • 手軽に参加できるオンラインのイベント・セミナーは見込み客獲得に効果的
  • オンラインイベント・セミナー開催の効率化にはITツールの導入が必須
  • Webフォームはイベント・セミナー管理の業務効率化やその後のマーケティングに有効的なツール
  • 獲得した見込み客には、リードナーチャリング(=見込み顧客育成)が欠かせない


目次[非表示]

  1. 1.オンラインイベント・セミナーとは
  2. 2.オンラインイベント・セミナーのメリット
    1. 2.1.メリット1:時間と場所の制限がない
    2. 2.2.メリット2:会場が必要ない
    3. 2.3.メリット3:運営の手間がかからない
  3. 3.オンラインイベント・セミナーのデメリット
    1. 3.1.デメリット1:参加者が離脱しやすく、関係を構築しにくい
    2. 3.2.デメリット2:通信環境などの問題でトラブルが発生しやすい
    3. 3.3.デメリット3:参加者の反応がわかりにくい
  4. 4.オンラインイベント・セミナー開催の流れ、必要なツール
    1. 4.1.オンラインイベント・セミナー開催の流れ
      1. 4.1.1.①オンラインイベント・セミナーで達成したい目的を設定
      2. 4.1.2.②オンラインイベント・セミナーの内容とターゲットを設定
      3. 4.1.3.③オンラインイベント・セミナーの配信方法を決定
      4. 4.1.4.④担当者や日時などの決定
      5. 4.1.5.⑤アフターフォロー
    2. 4.2.オンラインイベント・セミナーに必要なツール
  5. 5.オンラインイベント・セミナーの集客方法
  6. 6.イベント・セミナー管理でできる業務効率化
    1. 6.1.受付の自動化
    2. 6.2.参加者情報の一元管理
    3. 6.3.イベント・セミナー開催後のアンケートの自動集計
    4. 6.4.Webフォームを使ったイベント・セミナー管理
    5. 6.5.受付や管理の自動化
    6. 6.6.メール配信システムとの連携
  7. 7.リードナーチャリングとは
  8. 8.リードナーチャリングの種類
    1. 8.1.メール配信
    2. 8.2.イベント・セミナー開催
    3. 8.3.広告配信
    4. 8.4.SNS発信
  9. 9.クライゼルできること
  10. 10.イベント・セミナー管理を業務効率化して多くのリードを獲得しよう

オンラインイベント・セミナーとは

オンラインイベント・セミナーとは、商品やサービスの紹介や講演会、音楽イベントなど幅広い種類があります。

ここ数年、多くのオンラインイベントやセミナーが開催されるようになりました。


主にイベント・セミナーには以下が挙げられます。

  • 商品やサービスの展示会
  • セレモニー(式典)
  • スポーツイベント
  • コンサート、音楽イベント
  • 講演会(シンポジウム)
  • プロモーションイベント など

上記のように幅広い種類があります。

そのため企業側はどのような目的でオンラインイベントやセミナーを活用するかが重要です。

シンプルに自社商品やサービスを紹介する方法や、プロモーション活動として行うケースなどさまざまです。

ここからはオンラインイベント・セミナーのメリット・デメリットをお伝えします。


オンラインイベント・セミナーのメリット

オンラインイベント・セミナーのメリットは時間と場所の制限がない、会場が必要ない、運営の手間がかからないの3つがあります 。

イベントやセミナーをオンラインで開催するメリットには、以下の3つが挙げられます。


メリット1:時間と場所の制限がない

参加したいセミナーがあっても場所の条件が悪く、参加を断念するケースも多くありました。


しかしオンラインであればインターネット環境とデバイスがあれば、どこからでもイベント・セミナーに参加できます。


またオンラインイベントやセミナーは手軽に動画を保存できます。


そのため後から気軽に見返すことも可能。


さらに開催時間に都合が合わなかった方も、後からアップされた動画を視聴することでイベント・セミナーの内容に触れられます。


よって時間と場所の制限がないことで、イベント・セミナーに参加したいユーザー獲得の機会損失を防ぐのに効果的です。


メリット2:会場が必要ない

オンラインであれば会場が不要であるため、会場のレンタル費がかかりません。


また希望の日時に会場が抑えられなかったなどのトラブルが発生することもなく、確実に希望の日程での開催が可能。


またレンタル費がかからないだけでなく、自由なスケジューリングができるので、安定してイベント・セミナーが開催できます。


例えば参加者が平日の夜などを希望する場合、会場を押さえにくいケースが想定されます。


しかしオンラインであれば比較的容易にスケジューリングし開催できます。


メリット3:運営の手間がかからない

オフラインイベント・セミナーの場合は、会場の設営から参加者の出欠確認、案内など講演者以外にも多くの人手が必要であり、それだけ人件費がかかっています。


また必要に応じて、外部の運営スタッフに頼るケースも考えられます。


さらに1回の開催でも大きな予算が必要になってしまうと、開催頻度にも制限が出てしまいます。


一方、オンラインであれば、最低一人でも対応可能です。


よって人件費もかからず、効率的に開催できるようになります。


オンラインイベント・セミナーのデメリット

オンラインイベント・セミナーのデメリットは、参加者が離脱しやすく、関係を構築しにくい、通信環境などの問題でトラブルが発生しやすい、参加者の反応がわかりにくいの3つがあります。

一方、イベント・セミナーをオンラインで開催するデメリットには、以下の3つが挙げられます。


デメリット1:参加者が離脱しやすく、関係を構築しにくい

オフラインよりイベントやセミナーに手応えを感じにくく、参加者が離脱してしまう可能性があります。


また双方のコミュニケーションが難しいことから関係性が構築しにくい環境です。


オンラインでもチャットなどを通して参加者とコミュニケーションは取れますが、対面によるコミュニケーションよりも充実度は低い傾向にあります。


デメリット2:通信環境などの問題でトラブルが発生しやすい

通信環境やシステムの不具合により映像が停止してしまったり、音声が途切れてしまうなどのトラブルが発生しやすい傾向にあります。


開催側が万全の状態でも、参加者側の通信環境が悪ければトラブルになってしまいます。


そのためお互いが万全の状態での開催は難しいといえます。


主催者側ができることとしては、動作環境や回線状態を事前にチェックしてもらうことです。


デメリット3:参加者の反応がわかりにくい

オフラインのイベント・セミナーの場合、講演者は参加者の反応や雰囲気を直で感じられます。


そのため講演者は、参加者に合わせた柔軟な進行がしやすい特徴があります。


実際に反応をみて、話す内容や順番を変えるケースも多くあります。


しかしオンラインでは直接対面しているわけではなく、なかにはカメラをオフにする参加者もいます。


そのためオフラインよりも進行しにくく、慣れるまではペースを掴むのが難しい傾向にあります。


オンラインイベント・セミナー開催の流れ、必要なツール

ここからは実際にオンラインイベント・セミナーを開催するにあたり、必要な準備とツールをご紹介します。


オンラインイベント・セミナー開催の流れ

オンラインイベント・セミナー開催の流れ

オンラインイベント・セミナー開催までの準備は、主に以下の5つのステップで進めていきます。


①オンラインイベント・セミナーで達成したい目的を設定

イベント・セミナーを企業活動の一つとして開催する場合、これらはマーケティング活動の一貫です。


そのため主に開催の目的は、「自社サービスの認知拡大」「見込み顧客の獲得」「見込み客を育成して認知を深める」「自社製品の売り上げにつなげる」などが挙げられます。


これらを念頭に、イベント・セミナーを通して達成したい目的を具体的に設定することが重要です。


この点が定まっていないと、この後の手順も曖昧になってしまうので、まずは目的を的確に設定していきましょう。


②オンラインイベント・セミナーの内容とターゲットを設定

次に目的を達成するために、効果的なイベント・セミナー内容の企画、そしてターゲットを設定していきます。


ターゲットがブレてしまうと、目的達成のための見込み顧客の獲得にはつながりにくくなってしまいます。


例えば自社サービスの契約数アップを目的としている場合、自社サービスで解決できる課題をもつターゲットの具体化、契約のモチベーションをあげるような内容を企画することが重要です。


③オンラインイベント・セミナーの配信方法を決定

オンラインでは「リアルタイム配信」「録画したコンテンツの公開」「リアルタイム配信後に、HPで公開」など、さまざまな配信方法が選べます。


参加者とのコミュニケーションを重視するのであれば、リアルタイム配信が効果的です。


より多くの参加者を獲得するには録画コンテンツをHPやYouTubeで公開するのも1つの方法です。


④担当者や日時などの決定

上記が決定すれば講演者やイベント・セミナーの企画者、資料作成者などを決定します。


そしてリアルタイム配信であれば、開催日時の決定が必要です。


録画を公開するにあたって動画の公開日や、公開期間を決めましょう。


またHPやSNS、メルマガなどを通じて開催を知らせ、実際にイベント・セミナーを開催します。


⑤アフターフォロー

上記4つは主に開催までの流れですが、企業活動に活かすためにはアフターフォローも重要です。


実際に開催しただけでは企業の情報を伝えるだけで終わってしまいます。


もちろん開催が目的であれば、問題ありません。


しかし多くの場合、見込み客の意見を集めたり、それをマーケティングや商品開発に活かすことが目的になります。


よって開催後にヒアリングやアンケート調査する必要があります。その場合には、Webフォームの活用がおすすめです。


オンラインイベント・セミナーに必要なツール

オンラインイベント・セミナーに必要なツール

オンラインイベント・セミナーにはPCやインターネット回線、ウェブカメラやヘッドセットなどのツールが必要です。


またウェブ配信・会議ツールは「Zoom」「Skype」「Googleハングアウト」などがオンラインイベント・セミナーの代表的なツール。


無料で利用できるものから有料のもの、実装されている機能もツールによってさまざまです。


そのため用途に応じて、必要なスペックや機能を備えたツールを決めましょう。


そして参加者の申し込み受付や、アンケート実施などにはWebフォームも欠かせません。


オンラインイベント・セミナーの集客方法

オンラインイベント・セミナーの集客方法

オンラインイベント・セミナーを開催するためには、参加者を集めなければなりません。


主な集客方法には、以下が挙げられます。

  • 自社ホームページでの告知
  • SNSでの発信
  • Web広告の配信
  • メール配信
  • セミナーのポータルサイト


なにかしらの形で接点を持っている顧客に対しては、メルマガ配信が効果的です。


新たにターゲットを獲得したい場合には、SNSでの発信やWeb広告の配信などを活用してみましょう。


広告配信はお金がかかりますが、オンライン開催で浮いた費用を広告に回すのも1つの方法です。


イベント・セミナー管理でできる業務効率化

イベント・セミナー管理でできる業務効率化

イベント・セミナー開催には、さまざまな業務が発生します。


なかには自動化することで、工数やミスの削減により効率化できる業務もあります。


ここではイベント・セミナー管理でできる業務効率化の具体例をご紹介します。


受付の自動化

受付は人の手で行うと時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。


自動化することで申し込みの見落としや、受付完了メールの送付、出席管理などに対応する時間と人員を削減できます。


参加者情報の一元管理

参加者(見込み客)は顧客になり得る貴重な存在です。


イベントやセミナー参加で得られた参加者情報は、今後のアプローチに欠かせません。


開催を重ねるごとに増えていく参加者情報を一元管理することで、見込み顧客にアプローチしやすくなります。


また単に管理するだけでなく、行動履歴や属性、興味関心に合わせてデータベースを分けることで、顧客ごとに最適化したアプローチが可能です。


データベースに蓄積し分析する際にはCRMが役立ちます。


イベント・セミナー開催後のアンケートの自動集計

イベント・セミナー開催後は、満足度や次回開催への改善につなげるため、アンケートを実施することが多いでしょう。


集めたアンケートを1つ1つ人の手で集計していると、工数もかかりミスも起きやすくなります。


一方、イベント・セミナー管理ツールを使えば、自動集計により正確なデータの抽出、そして属性ごとにデータが分類できます。


集計の効率化だけでなく、その後の分析に活用できるデータが作成もできることで、効率よくイベント・セミナーの改善が図れるでしょう。


アンケートの分析におすすめな記事はこちらからご覧ください。

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Webフォームを使ったイベント・セミナー管理

Webフォームを使ったイベント・セミナー管理


イベント・セミナーの申し込みやアンケートはフォームを通して行います。


Webフォームを活用でコスト削減、業務効率化に期待できます。


ここではWebフォームを利用して具体的にどのようにイベント・セミナー管理ができるかをご紹介します。


受付や管理の自動化

Webフォームを利用することで申し込み受付だけでなく、参加者情報の管理やメール返信などが自動化されます。


そのため受付や管理に多くの人員をあてる必要がなくなります。


また参加者枠も自動で管理し、空席状況やキャンセルなどをリアルタイムで管理。


キャンセル対応や再募集などの手間が省けます。


メール配信システムとの連携

参加者へのリマインドや、イベント・セミナー開催後のフォローアップを、Webフォームで収集したデータベースから一斉にメール配信できます。


これによりイベント・セミナーに関する参加者とのコミュニケーションが効率化。


配信漏れやミスも削減でき、全体の業務効率化に貢献します。

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リードナーチャリングとは

リードナーチャリングとは「見込み顧客育成」のこと。

リードナーチャリングとは「見込み顧客育成」のこと。


獲得した見込み顧客との信頼関係を構築し、購買意欲を高めるための施策や手法のことを指します。


例えばオンラインイベント・セミナー開催の目的の根底には、企業利益の増加があります。


イベント・セミナーに参加したからといって確実に顧客になってくれるとは限らないため、開催後のリードナーチャリングが欠かせません。


イベント・セミナー終了後のお礼メール、イベント・セミナーに関する追加情報の発信、新たなイベント・セミナーのお知らせなどは、全てリードナーチャリングです。


また獲得した顧客情報を元に、見込み顧客の検討段階に合わせた内容のイベントやセミナー参を開催することもリードナーチャリングの1つ。


中長期的にコミュニケーションをとっていくことで信頼関係が構築され、顧客の購買意欲アップにつながります。


リードナーチャリングの種類

リードナーチャリングの種類


ここではリードナーチャリングとして実行されている、主な手法をご紹介します。


メール配信

メール配信はリードナーチャリングに欠かせない手法の1つ。


顧客情報に紐づいた行動履歴を元に一定のスケジュールに合わせて配信する「ステップメール」や、セグメント化された見込み顧客ごとに最適化した内容を配信する「ターゲティングメール」がリードナーチャリングとして活用されます。


イベント・セミナー開催

BtoB商材・サービスに有効的なリードナーチャリングがイベントやセミナーの開催です。


見込み顧客の検討段階や理解度に合わせた内容を発信することで、顧客育成や購買意欲アップに期待できます。


またイベントやセミナーの参加により、見込み顧客の確度の高さもうかがえます。


広告配信

一度Webサイトに訪れた顧客に対して配信するリターゲティング広告や、IPアドレスから配信先を限定するターゲティング広告もリードナーチャリングの一種です。


特定の見込み顧客に広告を通して接触回数を増やすことで、企業への親近感アップを狙います。


また閲覧してくれた見込み顧客をさらにセグメント化することで、次なるリードナーチャリングの施策にも活かせます。


SNS発信

企業アカウントによる発信もリードナーチャリングです。


フォロワーは基本的に興味・関心をもつ見込み顧客であり、定期的に情報を発信することで興味関心を高め、購買意欲アップを図ります。


またオウンドメディアやコーポレートサイトへ誘導する手段としても最適です。


クライゼルできること

クライゼルはイベント・セミナー管理に活用できるWebフォームや、リードナーチャリングを図るためのメール配信システム、データベース作成などの機能を実装しているクラウドのCRMサービスです。


円滑なイベント・セミナー運営の実現から、見込み顧客の育成までを一括で対応できます。


イベント・セミナー管理を業務効率化することで効率的にリードが獲得でき、見込み顧客育成の生産性や質の向上にも期待できます。

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イベント・セミナー管理を業務効率化して多くのリードを獲得しよう

今回はイベント・セミナー管理の業務効率化から、見込み顧客育成であるリードナーチャリングについてご紹介しました。


オンラインイベント・セミナーができる環境になったことで、これまで以上にリード獲得がしやすくなりました。


より効率的にリードを獲得するためにはイベント・セミナー管理の業務効率化が重要なポイント。


そして獲得したリードを見込み顧客に昇華させるため、顧客情報を活用したメール配信などのリードナーチャリングができるとさらなる業務効率化が実現します。


イベント・セミナー開催からのリード獲得、リードナーチャリングまでを一括で行いたい場合には、ぜひ弊社のクライゼルをご検討ください。

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SHOHEI URA

SHOHEI URA

データマーケティンググループ所属。 マーケティング担当者としてデジタルマーケティング全般に従事。 保有資格:GAIQ(GoogleAnalytics認定資格)