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メール配信システムの仕組みとCRM(顧客管理)。失敗しない4つの選び方

メールマーケティングなんて効果あるの?時代遅れ、オワコンだなんてよく言われます。

ここではっきり申し上げますと、時代遅れでも、オワコンでもありません。

むしろこれからも重要な手法として残り続けます。MA(Marketing Automation)が流行っていますが、基本は「メール」を送ってますよね。

名称こそ変わっていますが、やっていることはメール配信で、何をどう配信するか?が進化しただけなのです。

さて本記事では、メール配信システムの仕組みやCRMについて解説していきます。ポイントは以下4点です。

この記事のポイント!

  1. 「メール配信システム」は、メルマガ配信、ステップメール配信、開封率の計測など、様々な機能がある。
  2. 「メール配信システム」を使うことで、顧客との関係性を構築、リピート率の向上、到達率の向上などが期待できる。
  3. 「CRM」とは顧客関係管理のことで、顧客との関係を築くことができる。
  4. 「メール配信システム」には様々な種類がある。まずは、クラウド型を選択することがオススメ。

目次[非表示]

  1. 1.メール配信システムとは?
  2. 2.メール配信システムでできる3つのこと
    1. 2.1.1.メルマガの配信
    2. 2.2.2.ステップメールの配信
    3. 2.3.3.開封率、クリック率の測定
  3. 3.メール配信システムを使う目的
    1. 3.1.顧客との関係性の構築(見込み客をファン化)
    2. 3.2.リピート率のアップ
    3. 3.3.確実に、高速にメールを届けることができる
    4. 3.4.その他、連絡網としての活用
  4. 4.CRMシステム(顧客管理システム)とは?
  5. 5.CRMシステムを活用してメールを配信する方法
    1. 5.1.一斉配信でメールを送る
    2. 5.2.ステップメールを送る
    3. 5.3.条件付きでフォローメールを送る
  6. 6.失敗しないメール配信システムの4つの選び方
    1. 6.1.ポイント1 クラウド型かオンプレミス型か
      1. 6.1.1.クラウド型メール配信システムについて
      2. 6.1.2.オンプレミス型メール配信システムについて
    2. 6.2.ポイント2 メールの到達率は高いか?
    3. 6.3.ポイント3 他システムとの連携はどこまでできるか
    4. 6.4.ポイント4 セキュリティ対策は十分か
  7. 7.メール配信システムとCRM(顧客管理システム)のまとめ

メール配信システムとは?

メール配信システムは文字通りメールを配信するシステムです。

オンプレミスという自社専用の配信システムもあれば、SaaS/ASP型でクラウドの配信システムもあります。

メール配信システムはメール配信時間指定ができる点と、メールの開封率やURLのクリック率などの効果測定ができるので、顧客との関係構築やマーケティングに利用されています。

メール配信システムでできる3つのこと

メール配信システムを活用してできることを紹介していきます。

1.メルマガの配信

メール配信システムなのだから、メルマガ配信はできて当然ですね。

最近はGmailでも時間指定の配信が可能ですが、メール配信システムは少し発展的なことが可能です。

通常はリストに対して一斉配信するのですが、メール配信システムは特定の属性を抽出し(男性・女性など) 、それぞれに画像や文章を変えて配信することが可能です。

また、配信結果の計測やグラフ化も可能です。

2.ステップメールの配信

ステップメールとは、同じメールを一斉に送るのではなく、ユーザーに合わせて段階的にメールを送る方法です。

たとえば、商品を購入した直後にありがとうという内容のメール、商品を発送したらその旨を伝えるメール、商品到着後の数日に様子を伺うメールなど、複数回に分けてメールを送ります。

ステップメールの目的は、本当に商品が届くのだろうか?と言ったユーザーの不安を取り除くとともに、接触回数を増やすことでユーザーとの関係構築、ファンになってもらうという効果が期待できます。

これは心理学用語で「ザイオン効果」と呼ばれ、人間は何度も接触する人やモノに対して好感を持ちやすいと言われています。

3.開封率、クリック率の測定

メール配信システムは、開封率、メール文面内にあるリンクのクリック率を計測できます。

ただし、テキストメールではなくHTMLメールのみ計測が可能です。

開封率の改善方法についてここでは詳しく述べませんが、基本はタイトルの改善です。

タイトルに担当者の名前を入れたり、鍵括弧(【】や「」)を入れたりするメールも多いですが、開封率改善にはそんなに効果がありません。

シンプルにそのメールで伝えたいことをタイトルにしましょう。

その際最初の30文字に伝えたいことを記載することが大事です。

スマホでメールを見る場合タイトルの後半は通常表示されません。

文面内に差し込まれたリンクを計測できるので、Google Analyticsと連携すれば、メール経由でサイトを訪れた人がどういう行動をとったのか、フォームまで進んだのかまでわかるようになります。

ほとんどのメール配信システムはこの開封率、クリック率の2つの計測が主にできますが、そこから先のサイト上の遷移は何かしらのツールと連携する必要があるので、連携のしやすさは選ぶポイントになります。

メール配信システムを使う目的

メール配信システムの目的について説明していきます。

顧客との関係性の構築(見込み客をファン化)

顧客との関係の構築にメルマガは有効です。その際、メルマガ受信の合意(オプトイン)を得ておくことが重要です。

BtoCであれば、会員登録時、商品購入時にオプトイン(合意)をとるようにチェックボックスが用意されています。

一方でBtoBでは、名刺交換が事実上のオプトインになっています。

リストが溜まっていて、メルマガを始めたい場合は、1回目の配信で冒頭にオプトアウト(登録解除)を案内してあげるほうが親切で、リストの整理にもつながります。

メルマガの効果はコンテンツ次第です。とはいえ、コンテンツがよくても開封率は10%~20%前後です。だから、継続してコンテンツを磨きつつ配信し続けなければなりません。

だから、継続してコンテンツを磨きつつ配信し続けなければなりません。

月に1回でも構いません。

まずは続けることで後々成果がでます。

リピート率のアップ

様々な販促ツールがありますが、メールは有効となる範囲が広く、もっとも効果が期待できる販促ツールの一つといえます。

SNSの台頭によりメール離れが叫ばれていますが、ビジネスの世界ではメールは不可欠なツールですし、プライベートでもメールを利用している人は多いです。

メールを利用することで商品のPRやリマインドの効果が見込まれ、顧客のリピート化が期待できます。

確実に、高速にメールを届けることができる

メールを確実に届ける、と言われてもピンとこない方もいるでしょう。

メールは届いて当たり前と考えるのは仕方ありませ。しかし、メールは一度に大量に送るとメールサーバがスパムと検知して、メール配送を遮断してしまうことがあります。

たとえば、チケットを購入したり、会員サイトに登録したりする際に、「迷惑メールに仕分けされないようにドメインの登録をお願いします。」という案内を受けたことはないでしょうか。

往々にしてメールが届かないというのは起こりうるのです。

メール配信システムを利用することでスパムと検知されることなく、ほぼ確実に相手へ届けることが期待できます。(メールが届けられる確率「到達率」といいます。)

また、宛先が多くなるとメールの配送スピードが下がることがありますが、それを防ぐこともメール配信システムに期待できることです。

その他、連絡網としての活用

そのほかにも休業日の連絡や店舗の移動、HPのURL変更など顧客に対する情報提供としてメール配信システムは利用できます。

またビジネスだけでなく学校やサークルの連絡網としても利用しても便利です。

CRMシステム(顧客管理システム)とは


CRMシステム(顧客管理システム)とは?

CRMは、Customer Relationship Managementの略で、顧客管理、顧客関係管理と訳され、顧客に軸足を置いた経営手法のことです。

その名の通り、顧客との良好な関係性を築くことを目的としています。

狭義では、顧客の名前、住所、メールアドレス、年齢などを管理するシステムのことを指している場合もあります。

CRM活動を行うことで、客単価の最大化が期待でき、企業の利益向上に繋がると考えられています。

CRMシステムを活用してメールを配信する方法

CRMシステムを活用してメール配信する方法について説明していきます。

一斉配信でメールを送る

イベントの情報や新製品の情報など、顧客全体に送っても差し支えない内容の場合は、一斉配信が良いです。

ただ、顧客の状況や属性に関係なく送りますので、あまりにも内容と顧客の属性が違っていると、受け手の心象はよくありません。

同じことが何度も続くと迷惑メールと変わらない、と認知されてブロックや登録解除されてしまうかもしれませんので、内容には十分に気をつける必要があります。

そのため、事前にオプトインをとってから配信するほうが確実です。


ステップメールを送る

商品購入後や、資料請求後のフォローをしたい場合は、ステップメールが良いです。

例えば、商品購入後、順番に決まったメールを配信することで、顧客の状況に合わせたメールを送ることができますので、初めての顧客をファンへと育成していくことができます。

また、開封率やクリック率を確認して改善を計ることで、より反応が高い内容に調整することができます。

ステップメールの詳しい説明はこちら↓↓

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条件付きでフォローメールを送る

特定の顧客にだけ送りたい場合は、配信先の条件を設定して送ると良いです。

例えば、一定期間にFAQページに何度もアクセスするユーザーは、商品に満足していない、困っているということが考えられますので、その条件に合う顧客にのみ送ることで反応率が高まります。

状況に合わせたメールを送ることで顧客は「きめ細かくフォローしてくれているな」と感じ、顧客満足度のアップにつながります。

メール配信システム、CRMシステムの選び方


失敗しないメール配信システムの4つの選び方

メール配信システム選びに失敗しないために、気を付けるべき4つのポイントを説明していきます。

ポイント1 クラウド型かオンプレミス型か

メール配信システムは大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。

クラウド型メール配信システムについて

クラウド型はサービスを提供する会社が用意したサービスをレンタルして利用します。商品とし

て一度に購入するのではなく、毎月利用料金を支払うケースが多いです。

メリットは初期費用を抑えることができること、配信数など目的に応じた適切なプランを選べることなどがあげられます。

デメリットとしてはカスタマイズに弱いことです。また共用のサーバを利用するので、セキュリティ面で懸念するユーザーもいます。

銀行や証券などの金融業界では共用サーバにデータを預けられることを禁止している会社もあります。

オンプレミス型メール配信システムについて

オンプレミス型は商品を購入し、自社のサーバに構築していきます。初期投資がかかり、自社サーバ内に構築する手間がかかるので導入のハードルが高いといえます。

しかし、カスタマイズしやすいことと、セキュリティ対策を自社でしっかりやっておけば、共有サーバを利用するよりも安全な場合があります。

はじめてメール配信システムを導入する場合は、まずはクラウド型から試してみる方がいいでしょう。

無料期間がついているものも多いので、目的と照らし合わせてよいものを選んでください。

ポイント2 メールの到達率は高いか?

メール配信システムを利用する目的の一つに「ユーザーに確実にメールを届けること」が挙げられます。

一度に大量のメールを配信するとスパムとみなされてブロックされてしまうケースも少なくありません。

送信元IPアドレスの評価やサーバの脆弱性が関係してきますが、とにかく到達率の高いメール配信システムを選ぶようにしましょう。

ポイント3 他システムとの連携はどこまでできるか

必ずしも必要ではないですが、他システムとの連携ができるかどうかもチェックしましょう。

他社システムとの連携が必須の場合、連携するための開発工数なども確認するようにしてください。

システム連携を検討する際には、必ず開発担当者の意見も聞くようにしましょう。

ポイント4 セキュリティ対策は十分か

メール配信システムにせよ、CRMシステムにせよ、個人情報を扱います。

2020年は個人情報保護法改正によって個人情報の扱いが厳しくなる見込みです。そのためにも、検討する際はセキュリティ要件をしっかり確認する必要があります。

一つの判断基準はサービスの運営元の事業者が第三者機関から資格を保持しているかです。

PマークやISMS認証といったものが該当します。

また、システムを利用する際に、権限管理が柔軟か、誤配信を防ぐ仕組みあるか、システムを監視するセキュリティ対策が施されているのか確認しましょう。

メール配信システムとCRM(顧客管理システム)のまとめ

メール配信システム、CRMシステムについて解説してきました。マーケティング手段が多様化している現在においても、メールマーケティングはいまだ重要な位置づけにあります。

また、個人情報の扱い方も複雑になるため、適切な管理ができるのかも求められます。

導入後のズレが発生しないようメール配信システム、CRMシステムを検討しましょう。

トライコーンで提供しているクラウド型メール配信システム/CRMシステムのクライゼルは上述したポイントをすべて満たしています。また当社はメールの制作も行っております。お気軽にお問合せください。

SHOHE URA

SHOHE URA

データマーケティンググループ所属。 マーケティング担当者としてデジタルマーケティング全般に従事。 保有資格:GAIQ(GoogleAnalytics認定資格)

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