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お問い合わせWebフォームのデータ保存と回答データの途中保存対応

サイト内でフォームを導入する際、入力フォームの作成のしやすさなどを気にする方は多いものの、送信後のデータ保存にまで目を向けている方は少ないのではないでしょうか。

しかし、フォームは個人情報などを多く扱うため、データ保存の安全性はフォームを扱う上で必須の条件と言えます。

この記事では、フォームから収集したデータを安全に保存するためのポイントや、入力途中の回答データを保存する方法などについて解説します。

目次[非表示]

  1. 1.お問い合わせフォームにおける保存
    1. 1.1.ユーザーのお問い合わせ入力内容の途中保存
    2. 1.2.管理者として顧客情報の保存
  2. 2.ユーザーの入力補助としての入力履歴の保存
    1. 2.1.二度手間を防ぎ離脱を防止
    2. 2.2.ブラウザの既存Cookie情報の活用で簡単に実行可能
    3. 2.3.ECサイトや会員サイトなどには必須要件
  3. 3.管理者として顧客情報の運用のための保存方法
    1. 3.1.サイトのサーバー上に保存
    2. 3.2.フォーム作成サービスのデータベースへの保存
    3. 3.3.システム連携機能を活用したCRMなどへの保存
  4. 4.お問い合わせデータの活用のためにはデータの一元管理が重要
  5. 5.ライトプラン登場
  6. 6.お問い合わせフォームのデータ保存の必須要件
    1. 6.1.Pマーク取得やISO基準のセキュリティ機能
    2. 6.2.CSVなどデータ加工時のエクスポート機能
    3. 6.3.他クラウドサービスへのデータ連携機能
  7. 7.まとめ


お問い合わせフォームにおける保存

お問い合わせフォームにおける保存の課題には、ユーザーの利便性を高めるための入力途中のデータ保存への対応と、サイト管理者として顧客データを保管するためのセキュリティ対応の2面があります。

ここではそれぞれの課題について詳しく解説します。


ユーザーのお問い合わせ入力内容の途中保存

皆さんもこれまでフォームを利用する中で、隙間時間を使ってフォームに入力を始めたものの、思いのほか時間がかかり中断せざるを得なくなるというような経験をされたことがあるのではないでしょうか。

そんな時に役立つのが、フォーム入力内容の一時保存の機能です。

一度ブラウザを閉じたり、シャットダウンをしたりした後でも続きから入力できれば、送信意思のあるユーザーの離脱を防ぐことにもつながります。途中保存ができるかどうかはフォーム作成ツールによって異なるため、導入時にはチェックしておきたいポイントです。


管理者として顧客情報の保存

フォームは、収集した顧客情報データを活用するための情報の入口となるものです。

そのため、フォームの管理者は収集したデータを安全に管理・運用できるツールを選択すべきだと言えます。

しかしながら、フォーム作成ツールには作成の利便性にフォーカスしたものも多く、データベースとしての機能が充実しているものは少ないのが現状です。

どれだけのデータ量を安全に扱えるのか、また外部へのデータ連携にも柔軟に対応しているかどうかは、フォーム作成ツールを選ぶ上で大きな課題となります。


ユーザーの入力補助としての入力履歴の保存

ここでは、ユーザーの利便性を高める入力履歴の保存について詳しく説明しましょう。


二度手間を防ぎ離脱を防止

例えば、複数回利用しているフォームで何度も名前やメールアドレス、住所などの情報を入力することは、ユーザーの大きなストレスとなるでしょう。こうした二度手間を防ぎ、入力の負担を軽減して離脱の防止に役立つのが入力履歴の活用です。


ブラウザの既存Cookie情報の活用で簡単に実行可能

入力履歴の活用方法として、最も簡単なのがCookieを活用する方法です。

入力内容をブラウザに記憶させることで、次回入力する際に記憶されている情報が自動入力される仕組みになっています。


ECサイトや会員サイトなどには必須要件

特にECサイトや会員サイトなどであれば、繰り返し入力する手間をできるだけ軽減する方策が必須と言えるでしょう。ログインIDやパスワードなどをCookie情報で毎回入力しなくて済むようにしたり、ログイン後は氏名やメールアドレス、住所などの基本情報をデータベースから自動で転載されるようにしたりといった工夫が必要です。


管理者として顧客情報の運用のための保存方法

続いては、管理者として顧客情報を運用するための方法を3つ紹介します。


サイトのサーバー上に保存

1つ目は、サイトのサーバー上に保存する方法です。

最もシンプルな方法であり、WordPressのプラグインなどを利用しているケースではこの保存方法になります。

デメリットとしては、単に格納している状態であるため、データの運用や利活用がしにくい点が挙げられます。


フォーム作成サービスのデータベースへの保存

2つ目は、フォーム作成サービスを利用し、そのデータベースに保存する方法です。

この場合、フォーム作成ツールの利用料が発生する場合もありますが、顧客情報などを格納するデータベースとしてセキュリティの安全性が担保されているものや、データの利活用面をしやすいものを選べば投資効果も高いでしょう。


システム連携機能を活用したCRMなどへの保存

3つ目は、システム連携機能を活用してMAやCRMなどのツールでデータを保存する方法です。フォームで収集した顧客情報を営業活動に利用したり、注文情報を受発注システムで利用したりする場合には、主たるシステム側に保存すればよいケースもあるでしょう。

複数のツールで保存するとその分サーバー容量を使用することになるため、1つのツールに情報を集められれば、コストダウンにもなります。


お問い合わせデータの活用のためにはデータの一元管理が重要

フォームから収集した情報は、フォームの用途によって営業活動やマーケティング活動、発送作業など、多様なワークフローの出発点になります。

データが様々な場所に点在していると利活用がしにくく、業務効率は下がってしまうでしょう。

フォームを作成する際は、こうしたデータのフローや取り扱いまで見据えた上で業務を構築していく視点が求められます。

同時に利用するツールの連携などにも留意する必要があるでしょう。


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お問い合わせフォームのデータ保存の必須要件

前述の通り、フォーム作成ツールにはフォームを作成するための機能だけでなく、データを保存するのに十分な機能を有する必要があります。ここでは、フォームのデータ保存を考える上で抑えておきたいポイントを3つ紹介します。


Pマーク取得やISO基準のセキュリティ機能

まず1つ目は、セキュリティ機能です。 Pマークの取得やISO基準などの標準規格をクリアしている企業のサービスであれば安心でしょう。また、SSLなどの外部要因への備えだけでなく、細かな権限設定や監査ログなどの内部要因への備えも重要です。


CSVなどデータ加工時のエクスポート機能

2つ目は、CSVなどでのエクスポート機能です。エクスポート機能があれば、データの分析や利活用もしやすくなります。


他クラウドサービスへのデータ連携機能

3つ目は、データ連携機能です。特に他クラウドサービスと連携ができると、データの活用の幅も広がるでしょう。


まとめ

顧客データを扱う上で、フォームにはシステム連携によるデータの利活用のしやすさやセキュリティの高さなども求められます。さらに、フォームを作成する際には、ユーザビリティを高めるための途中保存機能などにも気を配る必要があります。逆を言えば、これらの機能を有したフォーム作成ツールを使えば、マーケティング施策の実施に集中することができ業務も円滑に進むでしょう。


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