Excelでの会員管理は、手軽さや汎用性の高さにメリットがあります。

しかしExcelでの会員管理には限界があり、利便性が低い傾向にあります。

一方で自社会員や見込み会員を管理する会員管理システムであれば、業務効率化をはじめ多くのメリットがあります。

また購買行動が多様化している現在は、会員管理システムを活用し、会員に合わせたアプローチが必要です。

本記事では会員管理システムによって実現できる業務効率化を中心にご紹介します。

この記事のポイント！

• Excelでの会員管理は、手軽さや汎用性の高さで魅力だがデメリットもある
• 会員管理システムとは、自社会員や見込み会員を管理するソフトのこと
• 会員管理システムは、消費者行動が多様化した現代に有効な会員管理方法
• 会員管理システムの活用は業務効率化をはじめ多くのメリットがある

Excelで会員を管理するメリット/デメリット

表計算ソフトであるExcelは、多くの企業で会員データをはじめ、さまざまなデータの管理に活用されているソフト。

特に昨今は企業のデータ活用が進んでおり、会員をデータ管理し売り上げアップやコストカットにつなげています。

実際に自社のコーポレートサイトやECサイト、オウンドメディアなどのWebサイトでは、顧客情報をはじめ、さまざまなデータを集計・管理していることでしょう。

またそれら顧客管理に、Excelは有用なソフトの1つです。

Excelで会員を管理するメリット

Excelで会員管理するメリットは、主に以下の3つです。

手軽さ

手軽に扱える点がExcelのメリット。

表計算ソフトと言えば、まず多くの方がExcelを思い浮かべるでしょう。

実際に一般的なIT企業はもちろん、業種業界問わず幅広く活用されています。

それに伴い各種データを、とりあえずExcelに落とし込んで分析してみるケースは多く見られます。

もちろんExcelではないソフトの方が適しているケースもあります。

しかしExcelは、最も手軽に活用できるソフトの1つと言えます。

従業員への教育工数が少ない

手軽さに伴い、従業員への教育工数が少ないのもメリット。

新規で他のソフトやツールを導入する際には、どうしても教育工数が発生することになります。

一方Excelは、バイト・新卒・中途採用といったように、従業員のバックグラウンドに関わらず活用できるツールです。

汎用性が高い

また手軽に扱えることで汎用性が高いのが特徴。

表計算はもちろん、文章作成、グラフ、ヒストグラムなど目的に応じて活用できます。

さらにExcelに精通している従業員であれば、関数やマクロなどで複雑な計算も可能です。

こういった汎用性の高さは、他のソフトにはないExcelの大きなメリットになります。

Excelで会員を管理するデメリット

Excelで会員管理するデメリットは、主に以下の3つです。

履歴を追えない

他のソフトでは、履歴を追って、いつ・誰が・どの箇所を変更・修正したか把握できます。

この点、Excelは履歴を追えないので原因のわからないトラブルが発生するケースがあります。

特に昨今の企業活動において顧客データは重要な存在です。

そのためExcelで重要なデータを扱う際には、作業ごとにバックアップが必要となり、その点がデメリットです。

専門的な知識が必要なケースがある

メリットでご紹介したようにExcelで関数やマクロなどの複雑な計算をする際には、専門的な知識が必要となるケースがあります。

そのため社内に専門的な知識を持つ従業員がいない場合は、迅速にExcelで実装できないケースもあります。

また実装ができたとしても属人化してしまうケースが考えられます。

そのため対応できる従業員が複数いない場合や後任者がいない場合には、トラブル対応できません。

一方ではじめから必要となる機能が実装されているソフトやツールを導入すれば、この点は解消されます。

データベースではない

最後にExcelはデータベースではないことです。

データベースとは、一般的に関連する情報が整理・統合されていることを指します。

またそのデータを検索できる状態です。

Excelは基本的に表計算であり、データベースではないため情報を検索できません。

上記でご紹介したように専門的な知識を持つ従業員がいる場合は、代替策で対応することもあります。

しかし基本的には属人化してしまうので、データベース機能があるソフトやツールをはじめから導入する方が合理的です。

会員管理システムとは

会員管理システムとは、自社商品・サービスの購入者や、自社の会員、見込み会員を管理するソフトのこと。

別名、顧客管理システム（CRM：Customer Relationship Management）とも呼ばれています。

記事前半でご紹介したようにExcelは、会員管理に有用なソフトの1つ。

そのため従来まではExcelで会員管理するケースが一般的でした。

しかしExcelはデメリットも多いのが実情。

そこで最近はExcelよりも、業務効率化やマーケティング活動の面で優れている会員管理システムを導入する企業が増えています。

実際に会員管理システムを活用すると、既存会員・見込み会員に対して適切なアプローチが可能。

よって各顧客が必要とするタイミングで必要な商品やサービス、情報を提供できるようになります。

会員管理システムの必要性について

企業活動に有用な会員管理システムは、日進月歩で必要性を増しています。

現在は市場が成熟・飽和し、それに伴い購買行動が鈍化しています。

また商品・サービスも多様化し、消費者は自分が本当に必要とするものしか、購入に至らなくなっています。

その結果、企業側はより消費者目線に立って、商品・サービスを提供する必要が出てきました。

その際に会員管理システムは、会員を管理し適切にアプローチするために有効。

さらに会員管理システムを導入することで、結果的にExcelでは果たせなかった業務効率化を実現します。

実際に会員管理システムを導入することで、売り上げアップに直結している企業も多数存在します。

会員管理システムでできる業務効率化とは

企業活動に有効な会員管理システム。

ここでは業務効率化に着目して、実務で想定される具体的な例でご紹介します。

会員にアプローチする手間と時間を削減できる

Excelで会員情報を管理している場合、会員へのアプローチには手間と時間がかかります。

メルマガ配信やDMを送る際を例にすると、Excelで会員情報を確認し名前やメールアドレスをコピー、メールサービスにペーストして送信します。

またExcelに並んだ膨大な会員情報から、属性を洗い出してメールの内容を変更するケースもあるでしょう。

この場合、Excelやメールサービスを行き来する必要がありますので、転記ミスや内容の間違えが発生する可能性があります。

一方、会員管理システムを活用すると、データベースに蓄積された会員情報をそのまま転記しメール送信までを一元的に行えます。

よって転記ミスやメール内容を間違えることはありません。

また他のサービスを行き来する必要もなく、手間と時間を削減し業務効率化を実現します。

会員に合わせたアプローチが容易になる

こちらでもメルマガ配信やDMを送る場合を例にご紹介します。

同じ商品やサービスを提供するにしても、その対象となる会員の年齢・性別・職業・趣味などの属性は異なります。

また現在は売り上げアップを狙う際、データを元に会員個人に合わせたアプローチが必要です。

しかしExcelでは会員の属性を抽出しにくいので、個人に応じてアプローチするのは難しい傾向にあります。

仮にExcelで抽出する際には、膨大な会員情報から目視で探し出す作業が必要になってくるでしょう。

一方で会員管理システムであれば、データベースに会員の属性が管理されています。

そのため検索機能を活用し、属性や条件ごとに会員方法を抽出し、メールに反映できます。

よって会員に合わせた適切なメッセージを伝えられます。

Webサイトの行動情報と会員情報を一元的に見える化できる

ここではWebサイトにおけるユーザーの行動情報と会員方法を例にご紹介します。

現在Webサイト上の行動情報を確認するためのツールとしては、Googleアナリティクスやサーチコンソールが有名です。

これらは単体で有用なツールですが、行動情報を抽出し会員情報と紐づける際には、手間と時間がかかります。

一方で会員管理システムは、Webサイトの行動情報と会員情報を、一元的に見える化できるので効率的です。

実際に各ツールを行き来する必要なく、行動情報に合わせてメール等でアプローチも可能。

また会員管理システムによっては、会員の行動方法に合わせてスコアリングも可能です。

そのためWebサイトの行動情報を元に、会員の興味関心度合いや適したタイミングを確認でき、それに合わせてアプローチできます。

ご案内

クライゼルCDPサービスならスコアリングから見込み顧客の見える化を実現できます。

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API連携が可能

Excelで会員情報を管理しており、その上で他のツールを活用して会員へアプローチする際を例にします。

上記でも触れてきたようにメールサービスやWebサイトの分析ツールは、Excelとは全く別のツールです。

そのため各ツールの行き来が必須でした。

さらにExcelで蓄積したデータを外部ツールで活用する際には、それに適したフォーマットへ修正が必要なケースもあります。

Excelに蓄積した同じ会員情報にもかかわらず、使用する外部ツールに合わせてフォーマットを変更するのは、時間も手間もかかります。

一方、会員管理システムのAPI連携を利用することで、外部ツールを簡単に連携できます。

そのため各ツールを行き来する必要もなく、会員管理システムのみでメール配信やフォーム作成まで行えます。

ただしAPI連携できるツールは、その会員管理システムによって異なります。

そのため会員管理システムを導入する際には、どのツールと連携できるかを事前に把握しておくのも重要です。

具体的には、業務基幹システム、ECシステム、POSシステム、DMPで管理されている顧客データのシステムなどが当てはまります。

クライゼルのシステム連携サービスはこちらからご覧ください。

会員管理システムのメリット/デメリット

上記でご紹介したように会員管理システムは業務効率の面で多くのメリットがありました。

ここではその他のメリットとデメリットをご紹介していきます。

会員管理システムのメリット

会員管理システムで会員管理するメリットは、業務効率化に加え以下の2つです。

コストカットによる人的資源の適正化

まずはコストカット。

例えばExcelでは手動で行う必要があった業務を会員管理システムで効率化することで、人的な業務量を削減できます。

その分で浮いた従業員の時間を、他に使うことで、人的資源が必要な企業が行うべき施策へ投下できます。

例えば営業やマーケティング施策にあたってもらうことで、実際に売り上げアップを狙えます。

システム外注によるトラブル解消

次は自社で構築する必要があったExcel等の会員情報を、会員管理システム提供会社に担ってもらえます。

例えばExcelの関数が間違っていた場合、社内の人員をトラブルシューティングにあてる必要があります。

しかし会員管理システムを外部で代替すれば、そういったトラブルやメンテナンスの必要もなくなります。

会員管理システムのデメリット

会員管理システムで会員管理するデメリットは、以下の通りです。

利用料が発生する

まずデメリットは費用が発生すること。

しかしご紹介してきたようにさまざまなメリットのある会員管理システムですので、当然予算を割く必要があります。

また活用方法やビジネスモデルによっては、即座に費用面を回収できるケースも珍しくないでしょう。

クライゼルの会員管理システム

クライゼルは、Web上で会員管理する上で必要な機能を実装したクラウドサービスです。

顧客データベース管理機能に加え、メール配信機能やフォーム作成機能などが備わっています。

また各種操作は管理画面から直感的な操作が可能。

さらに業務基幹システムやECシステム、POSシステムなどのシステムとAPI連携も充実しています。

そのため本記事でご紹介した会員管理システムのメリットをはじめ、業務効率化を実現するサービスとなっています。

業務効率化のために会員管理システムの導入を

今回の記事ではExcelで会員情報を管理するメリット・デメリットから、会員管理システムを導入することで得られる業務効率化についてご紹介してきました。

業務効率化やコストカットを実現し売上拡大のために、ぜひ弊社のクライゼルをご検討ください。