メールフォームは企業とお客様が直接やり取りできる最初の接点。

メールフォームは顧客情報を収集できるツールで、データ活用には一般的に外部ツールと連携が必要です。

しかし外部のシステムに連携したい場合、個人情報が入ったファイルを手動で連携しなければいけないケースがでてきます。

そのため個人情報を漏洩するリスクや適切に管理するための業務が必要です。

本記事では、メールフォームを利用する際にできる業務効率化について紹介します。

メールフォーム作成ツールをお探しなら、クライゼルをご利用ください。

この記事のポイント！

• メールフォームは企業と顧客が直接やりとりできる最初の接点
• メールフォームは3つの構成で成り立っている
• メールフォームは見込み顧客獲得の向上や、業務効率化に役立つ
• 外部サービスとの連携には効率面・セキュリティ面でのリスクがある

メールフォームとは

メールフォームはWebサイトに設置されている、企業への窓口です。

用途に応じてさまざまな入力項目を設置でき、Webサイトに訪れたユーザーはそこに直接テキストを打ち込むだけで簡単にメールが送信できます。

これまでの企業と顧客のやり取り

メールフォームの設置により、顧客は気軽に企業へコンタクトが取れます。

そのほかにも「電話」や「電子メール」でのやり取りをメインとしているWebサイトも少なくありません。

ここでは電話や電子メールでのコンタクトのデメリットをお伝えします。

電話のデメリット

早急に企業とコンタクトを取りたい場合に、電話は有効的な手段です。

しかし営業時間外や混雑する時間帯には連絡がつながらず、また電話が苦手な方にとっては抵抗があります。

そのため顧客獲得の機会損失が発生している可能性が考えられます。

また電話専任のスタッフが必要になるケースがあり、人件費やコストもかかります。

電子メールのデメリット

電子メールはメールフォームと同様にメールによるやり取りです。

しかし電子メールの場合はWebサイトに記載されているメールアドレスを元に、顧客自身がメールソフトを起動してメールを作成します。

いつでもコンタクトを取れる点ではメールフォームと同じですが、顧客が企業アドレスを間違え機会損失になるケースもあります。

またメールソフト側のエラーにより送信されていない、入力項目が不足しているなどのトラブルが発生しやすくなります。

また顧客も企業から返信がくるまでは、本当にメールが届いているか不安になるでしょう。

そして企業側が欲しい情報を収集したい場合に、電子メールでは入力項目を指定できないため、必要な情報が確実に得られるとは限りません。

さらに顧客はWeb上にアドレスを公開することになるため、セキュリティ面の不安も考えられます。

メールフォームの構成

ここでは電子メールとメールフォームの大きな違いである、画面構成についてお伝えします。

Webサイトに設置されているメールフォームは、以下3つの構成が基本となります。

入力フォーム

入力フォームは個人情報の入力や、あらかじめ設定されている入力項目の記入画面です。

個人情報は基本的にご自身で入力しますが、それ以外は選択形式やチェックボックスなど手軽に入力できるようになっています。

例えばWebサイトに訪れた顧客が資料請求したい場合、資料請求の申し込みページにいくことで入力フォームが出現します。

そこで顧客は資料送付先の個人情報などを入力します。

情報は入力必須の項目や、任意の項目などさまざま。

入力フォームでは住所の自動入力機能や、必要最低限の項目に絞るなどして顧客の手間をなるべく少なくすることが重要です。

またデザイン性にもこだわり、使いやすく見やすいフォームにしましょう。

確認ページ

記入内容に間違いがないかを確認するためのページです。

いきなりの送信では入力ミスなどに気づかず、正常にメールが行き届かなくなってしまいます。

送信前に確認ページを挟むことで、正しい情報の送信を促し、顧客と企業の二度手間を防ぎます。

完了ページ

確認後送信が完了したのちに出現するのが完了ページです。

完了ページでは送信のお礼、受付番号、今後のフローなどが表示されます。

電子メールではメール送信が完了しても、それが正しく受け付けられたかはわかりません。

メールフォームは送信後すぐに完了ページが出るため、正常に送信できたことが確認でき、顧客に安心感を与えます。

また完了ページで他の商品へのPRをするなど、顧客への再アプローチも可能です。

メールフォームのメリット

ここではメールフォームのメリットについて詳しくお伝えします。

メリット①顧客がコンタクトを取りやすい

Webサイト内からすぐにコンタクトが取れるため、気軽な問い合わせや質問、回答が可能。

電子メールの場合、一度Webサイトを離れてメールソフトを起動しなければいけないため、顧客にとっては手間となります。

その点メールフォームはワンストップで送信まで完結するので、見込み顧客を取り逃しにくいメリットがあります。

メリット②必要な情報を確実に得られる

メールフォームは事前に必要な項目が設定できるため、必要な情報が確実に収集できます。

また必ず答えてもらいたい項目は「入力必須」の設定にすることで、記入漏れを防ぎます。

よって、企業側が欲しい回答を集められる点でも有効です。

メリット③自動返信による業務効率化

メールフォームは、完了ページまでがセットになっています。

メールフォームは正常に送信され受け付けられれば完了ページが表示され、一次対応が自動化できます。

電話や電子メールでは個別に対応しなければならないため、時間も人員も必要になってしまいます。

最悪の場合は何日も顧客を放置してしまうことになりかねません。

迅速な一次対応は、顧客に安心感が与えられます。

メリット④外部ツールと連携できる

メールフォームの目的は問い合わせによるリード獲得や、購入などのコンバージョン獲得です。

そのためメールフォーム内で発生した離脱を改善することが、目的達成には重要。

アクセス解析ツール（Googleアナリティクスなど）と連携することで、メールフォームに関する課題や改善点が見つかります。

またメールフォームで得た顧客情報を連携した外部ツールに送り、メルマガ配信のような別の施策も活用できます。

クライゼルではGoogleアナリティクスをはじめ、Salesforceやkintone、Slackなど各サービスと連携が可能です。

詳細を確認する

メールフォームのデメリット

ここではメールフォームのデメリットについて詳しくお伝えします。

デメリット①入力項目が多いことで離脱されてしまう

メールフォームが手軽だからと入力項目を多くしてしまうと、手間に感じたユーザーは離脱してしまいます。

メールフォームであっても項目は最低限に抑え、ユーザーの手間をなるべく省くことが重要です。

そうすることで回答のハードルがさらに低くなり、回答率アップにもつながります。

デメリット②コミュニケーションが取りにくい

メールフォームの中には、要望などを記載する自由入力欄もあります。

しかし文字だけのコミュニケーションになるため、伝えたいこと全て伝達するのは難しいでしょう。

よりわかりやすいコミュニケーションが図れるように、画像やファイルの添付機能もあるとコミュニケーションコストが改善されます。

デメリット③セキュリティ面のリスク

メールフォームからのスパムメールの送信や、送信情報のハッキングなどのリスクは0ではありません。

しかしセキュリティの向上のための機能や設定を施すことが可能です。

またセキュリティ性の高いメールフォームツールを利用することで、安全な環境でメールフォームが利用できます。

メールフォームの情報を外部サービスと連携するリスク

メールフォームでは顧客情報をはじめ、顧客の属性や興味・関心などさまざまなデータが得られます。

これらのデータを、会員管理システムやメール配信システムなど外部サービスと連携して活用する企業も多く存在します。

しかしメールフォームの情報を外部サービスと連携する際にはリスクを押さえておきましょう。

主に以下の2つが挙げられます。

セキュリティ面

メールフォームで得た情報には、個人情報も多く含まれます。

連携する外部サービスが多いほど情報も複数箇所に保管されるため、単純にセキュリティ面のリスクが高まります。

なぜならメールフォームのセキュリティが高くても、外部ツールがそうとは限らないからです。

メールフォームで得た情報を1つのデータベースで一元的に管理した上で外部サービスと連携すれば、安全な一箇所のデータベースで情報が守られます。

そのためにはWebフォームの制作の自由度が高いだけでなく、高セキュリティなWebフォーム選びが必要になります。

クライゼルならカスタマイズが自由自在な上、高セキュリティなデータベースでデータ管理が可能。

効果的なWebフォームの運用をお考えの方におすすめです。

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自由度が高く、高セキュリティなWebフォームといえばクライゼル。

工数がかかる

例えばA社のメールフォームを利用しており、それをB社の分析ツールを利用して分析したいとしても、そもそも連携ができないケースもあります。

またAPI連携できず、メールフォームのデータを手動で入力しなければならないケース考えられます。

さらに連携できても設定が難解であるがゆえに、設定に時間がかかったり、正常に連携できない事態も想定されます。

結果的にメールフォーム業務に工数がかかってしまい、生産性の低下につながってしまいます。

メールフォームとの連携を自動化するには

メールフォームとの連携を自動化することで、上記でお伝えしたリスクをカバーできます。

連携を自動化するには、メールフォームをはじめデータベース管理などの機能が一元化されているクラウドサービスの導入がおすすめです。

メールフォームと外部サービスの連携を自動化するメリットに、以下の2つが挙げられます。

運用の業務効率化

連携が自動化されていることで、システム間の連携作業も自動です。

メールフォームと分析ツールを例にします。

メールフォームで収集したと同時に、両者のデータは自動的に連携されるため効率的にデータ抽出や分析ができます。

またメールフォームは24時間365日稼働するものであり、日々多くの情報が蓄積されます。

自動化されていればデータの連携作業に圧迫されることなく、本来工数をかけるべきコア業務に専念できるでしょう。

運用リスクの軽減

メールフォームの情報はデータベースに管理されます。

そのため外部サービスでデータが必要になった際にも、CSVやTSVなどのファイルレベルで自動連携が可能です。

反対に外部サービスからのデータアップロードも可能であるため、運用に必要なデータのやりとりが円滑になります。

クライゼルのリアルタイム連携サービス

クライゼルはメールフォームをはじめ、データベース作成や外部サービスとの自動連携などの機能を実装しているクラウドサービスです。

クライゼルにはメールフォームに入力された情報を外部サービスにリアルタイムで送信できる、リアルタイム連携サービス「Webhook」が実装されています。

一般的に外部サービスと連携する場合にはAPIを利用。APIは外部から定期的に実行しますが、「Webhook」はクライゼル側からリアルタイムに実行されます。

そのためリアルタイムで情報送信が可能です。

データベースに管理されている顧客情報のリアルタイムな動きが把握でき、顧客対応やアプローチの業務効率化を実現します。

リアルタイム連携サービスはクライゼルのメールフォーム機能に標準実装されているため、コストもかからず簡単に利用できます。

クライゼルのリアルタイム連携サービスはこちらからご覧ください。

メールフォームを活用して業務効率化を目指そう

今回はメールフォームの特徴やメリット・デメリット、メールフォームによる業務効率化についてお伝えしました。

顧客情報を獲得できるメールフォームは、外部サービスと連携することでマーケティング業務の効率化が図れます。

それ以外にも見込み顧客獲得の向上や、フォーム関連業務の自動化により全体の業務効率化も期待できます。

メールフォームを活用して業務効率化を目指すためには、ぜひ弊社のクライゼルをご検討ください。

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