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「学費管理システム」の選定基準5ポイント

学費管理で会計担当者が最も苦労するのが、入金された金額はどの学生のものかを特定すること。

そして正しい金額が振り込まれているかなどのチェック作業です。このチェック作業を行うにも、事前準備として学生の情報と銀行の振込データを準備しなければなりません。

準備が整い、さぁチェック作業開始!となると、気が遠くなる作業の連続です。

会計担当者の作業を少しでも楽に、短時間で効率よく、正確にチェックするために、学費管理システムの選定基準5ポイントをご説明いたします。


目次[非表示]

  1. 1.1.生徒の情報を一元管理できるか
    1. 1.1.支払い状況が一目瞭然
    2. 1.2.学生/保護者向けマイページ
    3. 1.3.未納の方に一斉メール送信
  2. 2.2.学費徴収形態が柔軟に設定できるか
    1. 2.1.学費一括払いor分割払い
    2. 2.2.入学金の支払い
    3. 2.3.特待生、返金処理などのイレギュラーに対応
  3. 3.3.決済システム連携ができるか
  4. 4.4.システムが安定しているか
  5. 5.5.高いセキュリティがあるか
  6. 6.クラウドサービスならセキュリティの高いクライゼル


1.生徒の情報を一元管理できるか

数百、数千人のデータを一覧で表示させることはもちろんですが、作業の効率を図るためには、データをダウンロードすることなく、1画面内で作業対応できること。そして、チェックする際に必要な項目だけを表示させることが必要です。

関係する項目を表示することで、確認する項目は限定されるため、作業スピードも断然速まるでしょう。


支払い状況が一目瞭然

わざわざ請求金額と振込金額を照らし合わせることは不要です。

自動で入金状況を表示すれば、この項目で未入金だけに目を光らせればいいだけです。

支払い状況(ステータス)以外にも、入金金額、過不足金額といった項目の表示指定も出来るとより活用の幅が広がります。


学生/保護者向けマイページ

納入すべき金額や時期などをお知らせするためにDMを送るなど、案内作成にも労力がかかります。

学生/保護者向けのマイページに納入すべき金額の情報を載せることは、DM作成、郵送コスト削減にもつながります。

よくある対応に、DMを無くして再送するなんて作業もなくなるでしょう。

マイページがあれば、そこから直接オンライン決済の可能になりますので、学校関係者と保護者の双方のメリットにつながります。


未納の方に一斉メール送信

未納者に対して個別に電話、DMを送っていませんか?

一定の期間が過ぎた場合、未納者にのみお知らせ(督促)メールを送ることは、会計担当者のストレスも軽減することできます。

クライゼルの学費管理システムなら、未納者に一斉メール配信ができます。

自動で案内できるものは、システムに任せましょう。


2.学費徴収形態が柔軟に設定できるか

学校ごとに学費徴収内容は異なります。どのような形態であっても、ある程度汎用的に対応できるシステムであることが望ましいかと思います。


学費一括払いor分割払い

学校によって、支払い回数も様々です。

一括払い、分割払い以外にも、前期一括払い、後期一括払いなどどのようなパターンでも対応できることが必要です。

利用する学費管理システムの支払方法が柔軟に設定できるか、チェックしておきましょう。


入学金の支払い

学費には様々な費用が含まれています。入学金、授業料、施設費など支払いの際にその内訳を表示できるとより親切な機能提供になります。

その他、有料講座等の突発的な学費に対応できるかどうかも、重要な選定ポイントとなるでしょう。


特待生、返金処理などのイレギュラーに対応

学部、学年、特待生など、生徒一人ひとりに支払う金額が異なります。

その際のイレギュラーに対応して徴収額を変更したり、免除することがシステム上でできることは重要です。

さらに、一部の特待生に対しては、審査の結果で遅れて学費が確定する場合もあります。そういった場合でも返金処理の受付対応できる機能があると望ましいです。


3.決済システム連携ができるか

決済代行会社とのシステム連携をすることで、様々な支払方法を実現できます。

最近はネット決済も一般的になり、買い物でも現金での支払いも少なくなりつつあります。そのため銀行ATMへ足を運ぶことも少なくなりつつあります。

支払い方法の選択肢も増えたことで、銀行振込以外の方法を望む声が多く寄せられます。

複数の金融機関と、複数の決済処理ができる決済システムと連携できることは、学費管理システムには必須条件です。

  • 銀行振込
  • コンビニ決済
  • クレジットカード払い
  • ペイジー払い


4.システムが安定しているか

学費納入が発生する時期に、もし一斉に納付処理をするとどうなるか?アクセスが集中することで、決済処理が途中で止まってしまったり、消込のチェック作業中に画面が固まってしまうといったことが想定されます。管理する側、納付する側、利用状況によってシステムが不安定になるようなことがあっては、作業に支障をきたします。

過去に事故がなく、安定稼働をしているかどうかを選定の際の基準にして頂く必要があります。


5.高いセキュリティがあるか

クラウドサービスに自校/自社をのデータを預けることになりますので、クラウドサービス運営会社のセキュリティに関する取り組みはクラウドサービス選定の上で非常に重要な要素です。

具体的には、プライバシーマーク、ISO/IEC 27001:2013、ISO/IEC 27017:2015の認証取得をしているかを必ず確認しましょう。


クラウドサービスならセキュリティの高いクライゼル

顧客管理CRMプラットフォームのクライゼルは、安定したサービスを提供し取引者数は累計1,000社を超えています。

また、セキュリティ要件が厳しい官公庁、大企業をはじめとし、様々な学校法人様にもご利用いただいております。

クライゼルを運用するトライコーンは下記セキュリティ認証を取得しており、組織的なセキュリティ対策を行っております。

  • Pマーク取得
  • ISO/IEC 27001:2013
  • ISO/IEC 27017:2015

学費管理の自動化を検討している方は、ぜひ一度クライゼルの資料をダウンロードしてください。

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和田 誠

和田 誠

コンサルティング部セールスグループ所属。大手企業や学校法人を中心に、クライゼルを通してお客様の課題を解決する支援を行っています。

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