入学金や学費などの入金確認を手作業で行っていませんか？

「誰からの振り込みか分からない」

「エクセルで消込作業を行っている」

「特待生など生徒によって学費が異なる」

「振込手数料が内払になっていて差額が足りない」

「分割払いが発生し電卓を叩かないと合計額が分からない」など、

手作業による消込業務の負担が多くなっていくものです。

この記事では、手作業での消込作業を大幅削減できる、「学費管理システム」を導入することで享受できるメリットをご紹介します。

学費管理システムとは？

学費管理システムとは、学納金の請求・納入金額の確認を自動化し、事務作業を大幅に削減する学校法人に特化した業務システムです。

学校側のメリットはもちろん、学費支払者へのメリットもあり、学費管理システム導入により自動化することで双方の人為的ミスを減らすことができます。

 学校側のメリット

学費管理システムを導入して得られる学校側のメリットをご紹介します。

消込作業負担が大幅に軽減

「エクセルのマクロ機能で消込作業を行っている」

「入金消込システムを利用して、消込作業をしている」

学費管理システムは、このような負担を大幅に減らします。

システム上から生徒ごとに振込状況を確認することができるため、１件ずつ振込確認をするための手間がかかりません。

全銀データから入金情報をダウンロードして、付け合わせる作業が不要になるので消込作業負担が大幅に軽減します。

未納者の管理が自動化

未納者や納付金額に差額がある方に向けての連絡手段はさまざま。

電話、支払書を再発行して送付、またはメールを個別に送信など手間がかかり、すべての納付が完了するまでに時間を使っていませんか？

メール配信に対応している学費管理システムの場合、未納や差額が生じている学生・保護者へ向けて自動でメール通知することで、電話対応や納付書の再発行などの業務を減らすことも期待できます。

銀行振込書の送付が不要

学納金を請求する際、保護者・学生へ向けて一斉メール配信を行うことができます。

送信したメールに、支払い情報を選択するマイページへのURLを添付することで、オンライン上で支払方法の選択や支払を完結させます。

また、学納金未納・納入金額に差額が発生している方に、システム上で保護者へメール送信できます。

これにより、学納金振込用紙等の印刷費の削減、送付漏れ削減、紛失時の納付用紙再発行手続きを防ぎます。

生徒情報の一元管理

生徒情報は重要な個人情報です。

高セキュリティな学費管理システムを使用することで、業務ミスによる情報漏洩やサイバー攻撃による情報漏洩を防ぎつつ、個人情報を管理できます。

例えば、下記のような個人情報をシステム上で管理することで、生徒情報の一元管理、業務の自動化が進みます。

生徒情報管理項目の一例

• 生徒情報
  • 学籍番号
  • 氏名
  • 連絡先
  • 住所
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 学費情報
    • 学費請求額
    • 納入状況
    • 納入回数（一括or分割）
    • 納入方法（銀行振込orクレジットカードorコンビニorペイジー）
  • 保護者情報
    • 氏名
    • 連絡先
    • 住所
    • メールアドレス
    • 電話番号

上記はほんの一例です。

このような項目や、管理したい項目を自由に増やせる柔軟なシステムを選ぶと良いでしょう。

経費削減

学校側、保護者側ともに、オンラインで支払い状況を確認できるため、振込用紙の印刷費用や封入、送付といった管理が大幅に削減できます。

「消込作業だけ専門のシステムを利用している」といった場合も重要なのが学費管理システムの選定基準です。

ランニング費用が低く、更新性の高いシステムを選定することが大切です。

学費管理システムの選定基準については下記記事をご参考にしてみてください。

Web上で保護者へ連絡

納入請求や、支払差額発生時してる方に向け、システム上からメール配信を行うことができます。

eメールやオンライン上のマイページで支払い状況を把握することで、学納金納入管理のペーパーレス化も期待できます。

クライゼルが提供する学費管理システムは、学費管理はもちろんマイページ機能やメール送信機能、決済システム連携やWebフォームを使用したアンケートなど便利な機能を多く実装しています。

学校管理業務のオンライン化・自動化を進めるなら、様々な業務に適応できるクライゼルの学費管理システムをご検討ください。

クライゼルの学費管理システムサービス資料をダウンロード

保護者側のメリット

学費管理システムを導入して得られる保護者側のメリットをご紹介します。

支払方法を選べる

「銀行振込以外にも選択肢が欲しい」という保護者からの声、多くありませんか？

決済代行サービス（GMOPaymentGateWay・ZEUS・RobotPaymentなど）と連携できる学費管理システムなら、下記のような支払方法が可能になります。

• 銀行振込
• コンビニ払い
• クレジットカード決済
• ペイジー払い

支払ステータスをいつでも確認できる

学生・保護者がログインできる個別のマイページからオンラインで決済のステータスを表示できます。

これにより、支払日、支払方法、支払金額など、保護者・学生が確認したいときに確認できるので、無駄な問い合わせを減らすことが期待できます。

納付書をなくす心配がない

保護者・学生側にマイページを提供することで、オンラインで納入金額や入金方法を確認できるため、納付書自体も不要にできます。

納付書を紛失して再請求する手間が発生せず、印刷・封入・郵送といった管理側の事務作業をカットし、支払までのタイムラグを減らします。

イレギュラーな対応が必要な場合は、マイページの情報をもとに問い合わせを行えるので、保護者側と学校側のコミュニケーションを円滑します。

学費管理システムならクライゼル

生徒情報を一元管理

クライゼルは、データベースサービスを基盤とする顧客管理CRMです。

データベースに格納する情報は、学費支払に関する項目はもちろん、学校独自の項目を設け管理できるため、運用に合ったシステムをご利用いただけます。

さらに、生徒への一斉メール配信、学部/学年ごとのメール配信、アンケート調査、受講講座のWeb受付・抽選などの機能があるため、さまざまな業務のDX化を支援いたします。

高いセキュリティ・安定したサービス提供

生徒の個人情報を一元管理するシステムには、相応の高いセキュリティが求められます。

システム的なセキュリティはもちろん、運営する会社のセキュリティ方針も重要です。

クライゼルを提供するトライコーン株式会社は、組織的にセキュリティ対策を行い第三者機関からの認証を得ています。

取得認証はこちら

• Pマーク
• ISO/IEC 27001:2013
• ISO/IEC 27017:2015

高いセキュリティで安定したサービスを提供し、多くの学校法人、官公庁、大企業から選ばれ累計導入企業は1,000社を超えました。

高セキュリティな学費管理システムについて詳しく知りたい方は、ぜひお問い合わせをお待ちしております。