学費管理システムの導入を検討する場合、学費管理システム(ソフトウエア)をどのITインフラ(サーバー等)上に準備すべきかを予め確認しておく必要があります。

学校のシステム部門に確認するとすぐわかるでしょう。システム部門は校内で使う新たなシステムの導入時のルールを定めているので、その利用ルールに準じて選定することになります。

昨今、学校や企業で新たなシステムを導入する際クラウドサービスを導入するケースが急増しています。この場合は、クラウドサービス提供企業のITインフラ（サーバー等）上でシステムが提供されます。

半面、学校や企業側のシステム導入のルールにより自校内・自社内のITインフラ（サーバー等）上にシステムを導入しなければならない場合もあります。これはオンプレミス型とよばれます。

オンプレミスのプレミス（premise）とは「構内」「店内」の意味で、オンプレミスで自校内、自社内にシステムを置き管理することを意味しています。

今回の記事では、学費管理システムの導入を検討する際に、クラウドサービスを利用するケースとオンプレミスでシステムを準備するケースで何が違うのか、どちらが自分たちに合っているのかを判断するポイントを説明いたします。

尚、当社が提供するクライゼルを活用した学費管理システムはこちらのページをご覧ください。

クラウドサービスとは

クラウドサービスは、手元の端末（PCやスマホ等）からインターネットを介して、サービスを提供している企業のサイトにアクセスし、システムを利用する方法です。

一番有名なクラウドサービスは、Googleが提供しているメールソフトGmailでしょう。ユーザはウェブブラウザとインターネット接続できる環境を準備すればいいだけです。メールシステムはGoogleが提供しています。

クラウドサービスは今やメールに限らず、学費管理システム、顧客管理システム、マイページシステム、問合せ管理システム、人事管理システム、会計システムなどあらゆる分野のシステムが提供されています。

また、提供元の企業も複数あり、それぞれ特徴がありますので、自分たちに合ったシステムを選ぶことができます。

この項ではクラウドサービスを選択する際のメリットとデメリットを説明します。

クラウドサービスを選択するメリット

初期費用が安い

クラウドサービスは必要な機能をすでに実装しているため初期費用が安価です。初期費用が無料のクラウドサービスも多く存在します。

一般的に初期費用は無料から20万円程度のサービスが多いです。なお、クラウドサービスを自校／自社向けにカスタマイズして使う場合はそのカスタマイズ費用が初期費用として発生します。

カスタマイズの金額はカスタマイズする内容により千差万別なので一概にいくらぐらいとは言えません。

運用コスト（月額コスト）が安い

上述した通り、クラウドサービスは必要な機能をすでに実装しているので運用コストも安価です。どのクラウドサービスもクラウドサービス企業の運用コストを複数の利用者／利用企業で分担して負担しているので、自校／自社のみで同等のシステムを構築するよりもはるかに安価です。

運用コスト（月額コスト）は、一般的に数千円～10万円程度の場合が多いでしょう。

クラウドサービス各社は料金表を持っているので、料金表を入手してどのような仕組みで月額料金が決まるのか、その料金がいくらになるのかを導入する前に把握しておくとよいでしょう。

システムセキュリティやIT運用（バックアップ等）をサービス提供元が実施してくれる

システムを利用する場合、システムセキュリティやデータのバックアップは一般的にクラウドサービスを提供する企業が実施しています。

これを、自校／自社で毎日管理運用することはとても骨が折れることです。

これらをサービス提供元が実施してくれるので、ユーザは安心してシステムを利用することができます。

尚、学費管理システムの場合、学生や保護者の情報をクラウドサービスに預けることになるので、IT部門が必要としているセキュリティやIT運用の基準をクラウドサービスが満たしているか事前に確認することが必要です。そのことは後述します。

クラウドサービスを選択するデメリット

自校／自社の業務への適用性

クラウドサービスは多くのユーザが利用することを前提として作られています。

そのため実装されている機能が各ユーザがよく利用する共通機能を中心に実装されています。そのため、自分たちの業務と提供されている機能が合うか判断する必要があります。

これは各クラウドサービス提供企業に自分たちが実現したいことを伝え、その回答を得ることでほとんどわかります。

自校／自社の業務と合わない点は、自分たちの業務をクラウドサービスに合わせるまたは、クラウドサービスをカスタマイズして使うことになります。

業務をクラウドサービスに合わせる場合は、システム導入の目的（例えば業務の省力化／効率化）が実現でき、作業する方が対応できるのであれば最もコストメリットを出すことができます。

半面、クラウドサービス側を自分たちの業務に合わせる場合はカスタマイズ作業が発生しますので、その分の費用がクラウドサービスの費用とは別に必要となります。

独自のセキュリティ要件やパフォーマンス要件

自校／自社がシステムに独自のセキュリティ要件やパフォーマンス要件を求める場合は、クラウドサービスで実現するとかえってコスト高または実現できない場合があります。

こちらも前述した通り、クラウドサービスは多くの利用者が使うことを前提にその際に必要なセキュリティ要件やパフォーマンス要件を実装しています。

ですので、自校／自社が求めるセキュリティやパフォーマンス要件を自校／自社のシステム部門に確認して、それにクラウドサービス側がどの程度合致しているかをサービス選定時に確認するといいでしょう。

多くの学校／企業ではシステム部門がセキュリティチェックシートを準備しています。そこにはその学校／企業が求めるセキュリティの基準などが記載されています。

それを、クラウドサービス提供企業に提示して、回答してもらうことでクラウドサービスがどの程度自校／自社の基準に合致しているか判断することができます。

クラウドサービスを選ぶ基準

国内にサーバー

クラウドサービスはサービスをインターネット経由で利用者に提供するため世界中どこからでもサービスを提供することができます。

そのため、クラウドサービスが使用するITインフラ（サーバーやデータ記録装置やネットワーク機器等）が海外の国にある場合その国の法域となります。昨今の世界情勢を鑑みると、日本国内にITインフラをもちサービスを提供しているサービスを利用することが必要でしょう。

日本国内であれば日本の法域ですので日本の法律により守られています。

海外の法域にあるITインフラを使うサービスは、その国の法律に自校／自社のデータをゆだねることになります。最悪のケースを想定すると日本国内から利用できなくなることも想定されます。

世界的なクラウドサービス企業は、日本国内でもITインフラを提供を準備しています。多少割高になることもありますが、ITインフラの提供国を選択できる場合は日本リージョンのサービスを選択するようにしましょう。

IPアドレスによるアクセス制限

クラウドサービスを利用する場合、端末からインターネットを経由してクライドサービスにアクセスします。

よって、クラウドサービスへのログイン情報を知っている人であればインターネットを経由して誰でもアクセスできます。

ログイン情報が何らかの理由で漏洩してしまった場合、大切なデータを盗まれたり削除されたりしてとても危険な状況になります。

そのようなことにならないためにも、特定のIPアドレスからアクセスされた場合にしかクラウドサービスの管理画面にアクセスできないようにすることは基本中の基本です。

この機能がクラウドサービスに実装されているか事前に確認しましょう。

運営会社のセキュリティ運営体制

クラウドサービスに自校／自社をのデータを預けることになりますので、クラウドサービス運営会社のセキュリティに関する取り組みはクラウドサービス選定の上で非常に重要な要素です。

具体的には、プライバシーマーク、ISO/IEC 27001:2013、ISO/IEC 27017:2015の認証取得をしているかを必ず確認しましょう。

それぞれの認証が何を意味するかはここでは割愛しますが、これらを取得している企業は、クラウドサービスとしてお客様の情報を正しく管理運営しています。

逆に言うと、これらを取得していない企業が提供しているサービスを導入するのは避けたほうが無難と言えます。

システムとして拡張性、統合性

一般的にクラウドサービスの拡張性といった場合どれだけITインフラ(サーバ台数、ディスク容量、ネットワーク帯域など)や利用人数を拡張することができるか指します。

また統合性もひとつのクラウドサービスで複数の業務に対応できるかを指します。

しかし、ここでは学校関連のシステムのでの拡張性、統合性にフォーカスします。

クラウドシステムは多くのユーザに利用していただきたいので、機能も豊富です。学費管理システムとしてクラウドサービスを利用する場合、クラウドサービスとして他にどのような機能を備えているか確認しましょう。

当然学費管理システムとしての利用が主目的ではありますが、学校では多くの業務がまだまだマニュアルで運営されています。

例えば、昨今学校はウェビナー開催、オフラインセミナー、イベント申込、動画学習などいろいろな形態で情報提供を行っていますが、それらに対して個別にシステム導入し、データを連携しないで利用するとシステムが増えるごとにデータもそれぞれのシステムに保存され、データの重複や分散を招いてしまい結果的に使い勝手の悪いシステムとなってします。

よって、いままでマニュアル作業でやっていた業務や個別システムで対応していた業務が、学費管理システムで使うクラウドサービスで別途統合できる可能性があるかも合わせて検討されるといいといいでしょう。

この場合、システムの利用用途が異なりますので、利用者も利用環境も異なります。しかし、クラウドサービスはそこを吸収してくれ、トータルの費用が安価になることがありますので、クラウドサービスの機能を検討時しっかり確認するといいでしょう。

ベンダーの信頼性

クラウドサービスは企業が運営しています。

よって、その企業が障害を起こしたり、事業から撤退したりするとそのサービスを使っているユーザは影響をうけます。

そのため、クラウドサービスの提供会社をしっかりと評価したほうがいいでしょう。

特に経営基盤がしっかりしているかを把握しておくと安心です。

上場企業または上場企業のグループ会社だと情報も公開されており、社会的責任もあるので安心してサービスを利用できる傾向にあります。

また、過去に事件や事故を起こしたことがないかもネット検索してみるとある程度分かります。そのような方法で、提供元の会社の信頼性を確認するといいでしょう。

トライコーン株式会社（セプテーニホールディングス（上場企業）のグループ会社）が提供するクライゼルは、学費管理システムやウェビナー管理システム、イベント管理システム、動画管理システム、マイページ、メール配信など異なる用途に対応できるクラウドサービスです。

学費管理システムをご検討の際はぜひ学費管理システムサービス資料をダウンロードください。

オンプレミスとは

オンプレミスとは自校／自社の環境にITインフラ（サーバ、ストレージ、ネットワークなど）を準備して、その環境下にシステムを構築することです。クラウドサービスが一般的になる前までは、システムはオンプレミスで準備するのが一般的にでした。

オンプレミスを選択するメリット

独自のセキュリティ要件、パフォーマンス要件を実現できる

自校／自社のシステム部門で独自のセキュリティ要件やパフォーマンス要件を持っている場合、オンプレミス環境下のシステムであれば、それらを実装することが可能です。

半面、その実装にはコスト（導入・運用コスト）がかかりますので、ある程度体制が整ったシステム部門があることが前提となります。

オンプレミスを選択する際のデメリット

初期コスト、運用コストが高い

自校／自社でITインフラを準備するので、一般的に初期コスト（機器購入コスト、基本ソフトやミドルソフトの購入コストなど）は高くなります。

自校／自社のITインフラに余剰がある場合はこの限りではありません。

運用コストは、システムの維持にかかるコストすべてを指します。

具体的には、システムルームの温度や湿度の監視・維持・保守、機器やソフトウエアの稼働状況の監視・維持・保守、データのバックアップ・リストア、セキュリティ対応、サポート対応などが含まれます。

これらの運用コストは、システムの全体コストの7割が占めているといわれており、オンプレミスのシステムが増えれば増えるほどそのコストが増加する傾向にあります。

オンプレミスを選択する際のポイント

自校／自社のシステム部門にしっかりと相談の上オンプレミスを選択することが大切です。

システム部門に余剰システムがあり、システム部門が新たに導入する学費管理システムの運用を担ってくれる場合はそれほど問題にはなりません。

半面、システム部門が実際のシステムの導入や運用を担ってくれない場合は、オンプレミス環境下に学費管理システムを構築することはお勧めできません。

システムに詳しくない人がITインフラを管理することは困難を極め、結果的に数年後にシステムが利用できない、セキュリティホールに対応できないなど大きな問題に発展することがあります。

クライゼルを活用した学費管理システム

クライゼルはトライコーン株式会社（セプテーニホールディングス（上場企業）のグループ会社）がサービス提供するクラウドサービスです。

トライコーンではクライゼルを活用した学費管理システムを提供しています。クライゼルを活用して、貴校の学費納入業務に合ったカスタマイズを行います。

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