学費は年度や学部、学科ごとに異なることが多いため、学費の入金管理業務は大変な作業です。

学費入金管理業務をシステム化して省力化をお考えならクライゼル学費管理システムをご検討ください。

学費といっても費目は多岐にわたる

学費や納付金、その他の関連する徴収費用の費目は多岐にわたります。一般的に以下のような費目があります。

• 入学金
• 授業料
• 実験実習費
• 実習費
• 留学実習費
• 施設設備費
• 冷暖房費
• 寄付金
• 諸会費
• 各種前受け金
• 就職関連費
• 卒業諸費

など
またこれらの金額は年度や学部、学科ごとに金額が異なるケースも多くあります。

そのため、生徒毎に徴収すべき金額が異なり、その確認を入金データをPC等にダウンロードしてエクセル等で手作業で入金額を確認することはとても手間がかかります。

入金管理のイレギュラー対応

学費管理ではいろいろなイレギュラー業務が発生します。

延納、分納、奨学金対応

学生や保護者の事情により延納、分納、奨学金引き当てなのでイレギュラー処理が発生します。

それらの申請を紙ベースで管理・運営することは学生や保護者にとっても手間がかかるものです。

また学校側も同様で、申請内容の確認や承認、承認結通知などを書面ベースで行うことは非効率といえるかもしれません。

さらに承認された延納、分納、奨学金引き当てをふまえて入金額や入金時期を変更してそれを次の締め切りに合わせてミスなく管理することはエクセル等での手作業では大変です。

入金間違い

入金時に振込金額間違いや、振込時に入金消込時に必要な管理番号を間違えて入力して入金してしまう方もいらっしゃいます。

確認後にそれが発覚した際に、個別に学生または保護者にメールや電話をすることも学校側にとっては手間がかかる業務です。

これら業務を自動化できれると業務の効率化につながります。

学費請求先住所、連絡先変更

学費請求先の住所や連絡先が変更になった際はスムーズにその情報を学校側に連絡してもらうことが大切です。

そうしないと、入金ミスの際には連絡もできなくなってしまいイレギュラー時の対応にますます手間がかかってしまいます。

学費の督促

学費が期日までに支払われないケースへの対応も手間がかかるイレギュラー業務です。

その際は対象の学生やその保護者へ未入金の連絡と合わせて督促通知をしなければなりません。

それを、電話や担当者からの個別メールで対応していたら、そのイレギュラー業務だけで大変な業務負荷になってしまいます。

それを防ぐためにも学費の入金状況をマイページ上で確認できるようし、未入金者に対して入金管理システムから自動でメールやSMSで連絡する仕組みが必要です。

学費入金管理業務をシステム化して省力化

学費入金管理システムを導入すれば、手間のかかる学費納入の消込業務や学費支払いの通知業務を自動化し、事務処理にかかる作業を大幅に改善することができます。

学費入金管理業務をシステム化して脱エクセル、脱手作業をお考えなら、以下記事に学費入金管理システムで実現できることを記載しています。

ぜひ、参考になさってください。

「学費収納管理　脱エクセル」

学費入金管理システム選定のポイント

つぎに実際に学費入金管理システムを選定する際のポイントを把握されることをおすすめいたします。そのポイントが以下の記事にまとめてあります。あわせてご参照ください。

「学費入金管理システムを選定する際のポイント」

まとめ

学生数が多くなればなるほど学費の入金管理業務は大変になります。

限られた人数で確実に業務を推進するためにも脱エクセル、脱手作業をご検討することをおすすめいたします。

クライゼル学費管理システムなら貴校に合ったカスタマイズ（有償）も可能です。

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