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授業料入金は学費管理システムで【脱エクセル】

エクセルを使い、手作業で学納金収納業務を行っていませんか?

学校法人における授業料や入学金等の収納業務は、システムを導入していないと非効率です。

手作業での入金データの確認は現場の作業負担が重く、収納のミスによるクレームに繋がることもあるでしょう。

クライゼルの学費管理システムは、現場の声を取り入れた、効率的な学納金管理システムです。

この記事では学納金管理を楽にする学費管理システムについてまとめています。

目次[非表示]

  1. 1.学費管理システムでできること
    1. 1.1.消込作業負担を大幅に削減
    2. 1.2.督促業務の自動化
    3. 1.3.振込書の送付不要
    4. 1.4.生徒ごとに異なる学費の請求
    5. 1.5.学費一括払い・分割払い
    6. 1.6.年度ごとの学費管理
    7. 1.7.生徒や保護者へメール配信
    8. 1.8.生徒情報の一元管理   
    9. 1.9.支払方法の選択
    10. 1.10.保護者・生徒がマイページで支払い状況確認
  2. 2.学費管理システムを利用することで脱エクセル化
    1. 2.1.利用に必要な環境
    2. 2.2.学費管理システムのカスタマイズ


学費管理システムでできること

消込作業負担を大幅に削減

消込作業を手作業で行う場合、このような手順が発生します。

  1. 全銀行口座の入金明細を確認
  2. 振込元の名前と生徒の名前を一致させる
  3. さらに振込額が一致しているか確認
  4. 帳簿に記載されている売掛金を削除

または、消込作業専用のソフトウェアを契約し、使用するといったことも考えられます。

入金確認を目視や手作業で行うと、ミス発生や作業時間が多くかかり管理コストに影響します。

学費管理システムなら、誰が支払ったか、どの生徒に紐づいているのかが管理画面から一目瞭然。

消込作業負担を大幅に削減できます。

督促業務の自動化

学費管理システムを使えば、振込期限になっても支払がない保護者または生徒抽出して督促メールを送信できます。

これにより、納入期限になっても振込が行われない生徒・保護者へ電話での連絡、手紙の郵送の手間が大幅に削減できます。

振込書の送付不要

マイページから支払を行う手続きができ、銀行支払、クレジットカード支払い、コンビニ払い、ペイジー支払等から保護者が支払方法を選ぶことができます。

銀行振込を選択した場合でも、マイページ等に支払情報を表示することで、紙の振込書の送付は原則必要ありません。

生徒ごとに異なる学費の請求

特待生、奨学金免除者はもちろん、受講する授業によっても学費が異なるもの。

生徒ごとに学費の請求ができ、生徒の支払う金額を指定できます。

また、退学等による学費支払請求停止も管理画面上から行うことができます。

学費一括払い・分割払い

「分割でないと学費が支払えない」といった生徒もいるでしょう。

学費管理システムは保護者や生徒に向けてマイページを提供できますので、学費を支払う際に保護者側、生徒側にて一括or分割の選択ができます。

もちろん、学校側にて「一括のみ」「分割可」等の指定をいただけます。

年度ごとの学費管理

学生の情報や、支払い状況は年度ごとに管理を行うことができます。

不必要なデータは削除し、個人情報の管理も行っていただけます。

また、生徒情報や支払情報のCSVダウンロードも行えるため、明細を残しておかなければいけない場合でも対応が出来ます。

大切な情報はセキュリティの高い保管場所に保管しましょう。

生徒や保護者へメール配信

メール配信システムが備わっているため、保護者や生徒へのメール配信が何度でも行えます。

例えば、このようなシーンでメール配信をご利用いただきますと、担当者の負担が減るでしょう。

  • 納入金振込依頼メール
  • 納入金催促メール
  • 年末年始やゴールデンウィーク等の業務休止日のご案内

もちろん、その他学校からのお知らせに、一括メール配信や、「学年ごと」「学部ごと」に配信先を絞った、セグメントメール配信を行うことも可能です。

学費の入金管理をラクにする

クライゼルの「学費管理システム」


生徒情報の一元管理   

生徒情報は大切な個人情報です。学費支払には生徒の情報だけでなく、親の情報が必要となります。

メールアドレス、住所、氏名、電話番号等の個人情報を管理するソフトウェアは高セキュリティでなければなりません。

クライゼルなら、システム面のセキュリティはもちろん、運用面の組織的なセキュリティも第三者機関から認証を得ています。

支払方法の選択

学費管理システムでは、支払方法を保護者または生徒が選べるサービスです。

もちろん、学校側にて、「銀行のみ」「クレジットカードもしくは銀行のみ」といったような組み合わせを指定いただくことも可能です。

貴校の運用に合わせた支払方法をご選択ください。

また、「外国人留学生のための、Paypal支払を導入したい」等のご要望がございましたら、まずはお問い合わせいただきますようお願いします。

保護者・生徒がマイページで支払い状況確認

保護者側が、「次の支払は何日まで」「先月の支払は完了しているか」などのステータスを確認したい場合があるとおもいます。

学費管理システムは保護者や生徒用にマイページを提供し、マイページから支払情報を確認していただけます。

Web上で確認ができるため、支払に関するお問い合わせを削減できるでしょう。

学費管理システムを利用することで脱エクセル化

前述の「学費管理システムでできること」の内容で、いままでマクロを駆使して、俗人化してた業務をシステム上で行うことができます。

利用に必要な環境

利用に必要な環境は二つだけ。

  • インターネット接続
  • PC

クライゼルの学費管理システムは、クラウドで提供しています。

クラウドで運用するメリットとして、分校先や学校と離れた場所に事務所があった場合でも利用ができます。

メリットについては、下記記事で詳しく記載しておりますので、合わせてご覧ください。

  「学費管理システム」を導入するメリット 入学金や学費などの入金確認を手作業で行っていませんか?この記事では、手作業での消込作業を大幅削減できる、「学費管理システム」を導入することで享受できるメリットをご紹介します。 クライゼル | 多彩な業務で使える高セキュリティなCRMプラットフォーム

学費管理システムをログインできるIPアドレスの制限をかけることも出来るので、セキュリティ面に関してもご安心いただけます。


学費管理システムのカスタマイズ

カスタマイズして独自運用を実現したり、その自動化もできる。

様々な学校法人にヒアリングをおこなうと、学校独自の運用を行っている場合が多いのが現状です。

学費管理システムの初期機能だけではカバーできない運用の自動化も、クライゼルの学費管理システムをベースに個別開発を行うことができます。

「こういった運用を自動化したいのですができますか?」といったご質問やご相談をぜひお聞かせください。

学費管理システムについてのお問い合わせはこちらから。


入金管理も督促業務もこれ一つで

クライゼルの学費管理システム


Kasumi.S

Kasumi.S

マーケティンググループ所属。 マーケティング担当者としてデジタルマーケティング全般に従事。

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