MAやCRMに取り組む企業が増え、活用の場が広がっているWebフォーム。その効率的な運用を実現する上で鍵を握るのが、既存システムとの連携です。

Webフォームで収集したデータを連携し、業務フローの中でデータを活用してはじめて、Webフォームの本来の目的を達成できると言えるでしょう。

そこでこの記事では、Webフォームを外部システムと連携するメリットや、連携先ごとの活用方法、連携する際の注意点などをまとめて解説します。

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Webフォームの連携のメリットと活用分野

まずはWebフォームを連携することでのメリットや具体的な活用分野について説明していきましょう。

手動データアップロードから手間・ミスの削減などの人為的ミス削減

Webフォームは外部からの窓口の役割を果たすため、Webフォームに入力された情報は内容に応じて該当部署へ迅速に伝達し業務フローを回す必要があります。例えば見込み客からの問い合わせであれば営業フロー、注文が入れば受注管理フローといった具合です。これまでアナログな方法で伝達していたものが自動化できれば、よりスピーディーに対応ができ、人為的ミスも削減できます。

システムの連携による業務ワークフローの効率化

Webフォームのシステム連携の活用分野は直接的なデータのやり取りに留まりません。例えば、Slackなど普段使用しているコミュニケーションツールと連携ができれば、Webフォームから新規の入力・更新があった際にタイムリーに通知を受けて対応することもできます。

データベースの連携によるマーケティング施策の緻密化

Webフォームから得た情報を既存の顧客情報とデータベース連携ができれば、量的・質的充実を図ることができ、マーケティング施策の緻密化にもつながるでしょう。例えばアンケートフォームから得たアンケート結果を単独で分析するのではなく、顧客情報データベースの情報と組み合わせて分析することが可能に。それによって、より深掘りができたり、より正確にデータを読み解いたりできるようになるでしょう。

Googleフォームとスプレッドシート連携はステータス管理には不向き

無料で簡単にWebフォームを作れるツールとして人気の高いGoogleフォーム。その情報を一覧で確認できるようにスプレッドシートと連携させて管理している企業も多いでしょう。
ただしこの方法だと、自動で反映できるのは設問への回答内容や更新内容、日時の情報まで。

その後の対応は進んでいるのか、誰が対応しているかなどの情報は、スプレッドシートを作り込んだ上で、手動管理するしかありません。

ステータス管理やその後の履歴まで残そうとすると、顧客データベースを1つ作り込むような手間がかかってしまうため不向きな方法です。

Webフォームを起点にリード・顧客の育成につなげるのであれば、やはりMAツールやCRMツールと連携するのがベターと言えるでしょう。

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Webフォームのシステム連携で効率が上がる代表的な業務例

ここからはさらに踏み込んで、連携先別にどのような効果が得られるのかを見ていきましょう。

CRMによる営業案件・進捗管理

Webフォームとの連携先で代表的なものの1つがCRMツールです。Webフォームから送信された問い合わせ内容や注文情報、イベント参加情報、アンケートの回答などをCRMツールにデータ連携しCRMツールで一元管理できれば、顧客情報をリッチ化できます。それにより顧客の志向に応じたマーケティング施策の実行や営業対応の質の向上につなげることができます。

MAによる顧客管理・マーケティング施策管理

MAにもフォーム機能がついているものもあります。しかし、それらのフォームは基本機能しか持っておらず、例えば入力→確認→送信といったフォーム遷移を実現できなかったり、条件分岐ができない、いたずら対策（reCAPTCHAや入力元IPアドレス制御など）ができないとがあります。そこでリード獲得の窓口にもなるWebフォームを、高機能webフォーム作成ツールで作成しMAツールとの連携することは不適切なデータが入力されることを防ぎ、入力しやすいフォームを作るといった観点で非常に効果的です。リードナーチャリングは情報収集が肝となるため、Webフォームからの情報もタイムリーに漏れなく連携することがMA活用面でも重要です。さらに、webフォームツール側、またはMA側に情報を集積・分析していくことでマーケティング施策の企画・立案にも役立ちます。

会計ソフトによる受発注管理・請求入金管理

注文フォームに入力されたデータを、会計ソフトや決済システムと連携する業務効率化の方法もあります。受発注や請求関連の情報は正確さも求められるため、手入力から自動入力になることでの人為的ミスの削減は大きな魅力と言えるでしょう。

購買管理ソフトによる仕入・納品管理

注文情報は購買管理ソフトと連携して、仕入・納品管理の効率化につなげる方法もあります。製造・流通業界では少量多品種の取り扱いが求められることが多くなっているため、迅速かつ正確な購買管理の重要性が増しています。注文フォームからリアルタイムで連携できれば、競合優位性の確立にもつながります。

ウェビナー運用や出席者管理

zoomをはじめとするウェビナーツールはメール告知、申し込むフォーム、リマインダーメール送信、出欠者管理、ウェビナー入出管理、アンケート、お礼メールなどこれらの一連のwebinerフローを管理するには向いていません。そのため多くの企業はフォームツールやCRMツールとウェビナーツールを両方利用することになります。これらが連携されていないとcsvファイル等でデータ連携しなければならず非常に手間がかかります。また、多くの企業はウェビナーを複数回実施しているため、だれがどのwebinerに出席したのかを管理する必要があるのですがウェビナーツールだけではそれを実現することは困難でしょう。そのよう場合フォーム機能と顧客管理機能を持っているツールとウェビナーツールを連携するとウェビナーの運用が効率化されます。

まずはSalesforceやKintoneなど顧客管理系やフロント業務系のシステム連携から始める

前述のように、Webフォームと既存ツールとの連携はさまざまな業務フローの改善に役立ちます。とはいえ、一気にあちらもこちらも業務フローを変えてしまうと混乱を招きかねません。まずは全体のフローのなかで顧客寄りの工程となり、かつ高い効果が見込まれる顧客管理系ツールやフロント業務系ツールとの連携から始めてみると良いでしょう。連携の効果を実感することで、他のツールとの連携も導入しやすくなるでしょう。

Webフォームの連携をする際の注意点

システムの連携は、不具合が起きれば一気に業務が滞る事態にも陥りかねないため最新の注意が必要です。ここでは具体的にどのような点に注意すべきかをお伝えします。

データの相互関係を保つための命名規則に注意する

データの連携ミスが起きないように、命名規則には注意が必要です。具体的に言うと、Webフォームのどの項目に入力された情報を、連携先のシステムのどの項目に流し込めばいいのかを正確に設定する必要があるということ。混乱のないように命名ルールを定めておくことをおすすめします。

データの文字化けをしないようにエンコード処理に注意する

データ連携をした際によくあるトラブルの1つが、文字化けを起こしてしまいデータが正しく読み取れないという事象です。この原因は環境依存文字か文字コードの違いにあります。環境依存文字は入力段階で排除するしかありませんが、文字コードの互換性が原因の場合にはエンコード処理で対処することが可能です。連携するシステム双方の文字コードに互換性がない場合にはエンコード処理でデータを置換するようにしましょう。

サイバー攻撃によるデータ流失などへのセキュリティリスクに注意する

システム連携をする際に最も注意を払いたいのがセキュリティの担保です。連携するシステム双方のセキュリティに気を配るのはもちろんのこと、データ連携の方法にも目を向ける必要があります。こうした専門的な問題は、セキュリティ意識が高く、経験豊富なベンダーに相談できると安心でしょう。

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