Webフォームの活用を進める上で、ぜひ使いこなすことをおすすめしたい機能の1つが上限設定機能です。

この記事では、Webフォームの上限設定を使って、顧客管理やデータ収集の効率を上げる方法をご紹介します。

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Webフォームの回答数の上限設定はシームレスな顧客管理につながる

Webフォームの上限設定の中でも活用シーンが広いのが、回答数（受付数）の上限設定です。どんなシーンで活用できるかをご紹介していきましょう。

アンケート・キャンペーン受付での顧客管理

1つ目は、アンケートやキャンペーンの受付フォームでの活用です。先着順でのプレゼントキャンペーンの実施や、「お一人様1回限り」の受付で重複を受け付けない設定などが可能になります。

イベント・ウェビナー及びセミナー受付での顧客管理

2つ目は、人数制限があるイベントやセミナーの受付フォームでの活用です。上限設定を活用すれば、自動で残席数を管理することができるため、事務局業務の負担が軽減されます。

会員登録・応募受付での顧客管理

3つ目は、会員登録や応募受付フォームでの重複防止の活用法です。顧客情報のダブりはデータ活用時の阻害要因の1つとなる上、後から精査をするのは大変な作業です。登録時に重複を省くことで、円滑な運用が可能になります。

Webフォームの回答内容の上限設定はデータ精度の向上につながる

Webフォームに設けられている上限設定のもう一つの用法は、各回答の内容に項目数や文字数の上限を設定することです。その活用方法を詳しく見ていきましょう。

質問・記入項目数のカスタマイズの自由度により必要情報取得する

アンケートフォームなどで活躍するのが、「最大3つまで選択」など、複数回答に対応する上限設定の方法です。こうした自由度が高いほど、より精緻の情報を獲得することができます。
また、1フォームごとの質問数についてはWebフォームサービスごとに上限が設けられていることがあるため、必要情報を取得する上で問題がないか、導入前に検討する必要があるでしょう。

文字数の制限による入力データの内容をコントロールする

入力内容をコントロールする上で役立つのが、各項目の文字数や数値の制限を設定する方法です。例えば、テキスト入力欄でも簡潔に回答してほしい場合や、数値の下限・上限設定をすることでエラー感知をしたい場合などに役立ちます。

Googleフォームでの参加上限設定は複雑な条件分岐かスクリプト制御が必要

Webフォームサービスの中でも無料で簡単に利用できることで人気の高いGoogleフォーム。ただし、定員設定の機能は搭載していないため、キャンペーンやイベント申し込みフォームで使う際には注意が必要です。対処法としてスクリプトエディタを編集する方法もありますが、専門知識がないと何かトラブルがあった際にも対処しきれません。マーケティングに活用するなら、有料でもより機能の整ったサービスを利用する方が運用の面でも有益でしょう。

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有料SaaS型のWebフォームサービスを検討する際に使いたい便利機能

続いては、上限機能などを使って本格的なWebフォームを制作したい方に向けて、おすすめの便利機能をご紹介します。有料SaaS型のWebフォームサービスの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

ユーザーへ受付完了の旨を伝える自動返信メール機能

Webフォームサービスを導入するなら必須とも言えるのが自動返信メール機能です。スピーディーな一次対応はユーザーに安心感を与えます。また、「何日程度待てばいいのか」「次は何をするのか」をユーザーに伝えておくことで、次のステップでの離脱も低減できるでしょう。

ユーザーの入力データのダブりを減らす重複削除機能

会員登録や無料お試しなどの初回限定施策など、リード・顧客管理につなげる上でぜひ導入したいのが重複削除機能です。重複のあるリストでは運用しにくいのはもちろんのこと、受け付けた後でお断りするとなればトラブルの原因にも。重複削除機能があれば、受付段階でユーザーに伝えることができるため、運用を効率化することができます。

過去のWebフォームを活用する繰り返し設計機能

フォームを運用する中で必ずと言っていいほど出てくるのが繰り返しの利用です。例えばセミナーや採用説明会の受付やその後のアンケート、ホワイトペーパーの請求フォームなどは、フォームとしてはほぼ同じ内容ですが別のデータベースで管理する必要があるでしょう。こうした場合に、フォームをコピーして活用できれば手間がかかりません。

繊細な個人情報を扱うWebフォーム設計のセキュリティリスクへの注意

Webフォームサービスを検討する上で、上述のような便利機能の有無も重要ですが、もう一つ忘れてはいけないのがセキュリティの堅牢さです。Webフォームは個人情報を扱うことが多いため、サービス導入前に確認を徹底しておく必要があります。ここでは、セキュリティ面を比較する上でのポイントを3つご紹介します。

ISO/IEC27001、ISO/IEC27017やPマークなどのガバナンス体制

SSL設定などや権限機能など、Webフォームサービスとしてのセキュリティは一定以上クリアしているものがほとんどですが、差が出るのは組織としてのセキュリティ体制の差です。セキュリティ対策は日進月歩で対応していく必要があるため、セキュリティマネジメントが徹底されている企業のサービスを選択するのが最善と言えます。具体的には、 ISO/IEC27001(ISMS)、ISO/IEC27017（クラウドサービス固有の管理策）やPマークなどの基準をクリアしている企業だと安心でしょう。

reCAPTCHA v3導入などのスパム対策

Webフォームサービスのセキュリティで着目しておきたいのが、スパムメールへの対策です。スパムメールは、スパイウェアなどが侵入することで情報漏洩のリスクにもつながります。 reCAPTCHA v3に対応しているか、フォーム入力元のIPアドレス制御（ブラックリスト登録）などスパム対策機能が実装されているかの確認が必要です。

インシデントへの無事故や適切な対応などのシステムの運営実績

セキュリティリスクは一度のトラブルが大惨事にもつながりかねないからこそ、実際の運営実績も重視しておくべきポイントです。無事故で運営できているのか、サポート体制は万全かもチェックしておきましょう。

まとめ

Webフォームはデータ収集の要となるため、上限設定などの柔軟なカスタマイズ性が求められると同時に堅牢なセキュリティも欠かせません。Webフォーム導入時には機能面とセキュリティ面を十分に検討しましょう。

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