顧客との関係構築や顧客満足度の向上などを目的に、さまざまな業種・用途で活用される会員サイト。不動産業界でも、マンション等の入居者管理に会員サイトを活用している事例が多く見られます。

この記事では、不動産入居者管理サイトの主な機能や、メリット、システムの選び方などについて網羅的に紹介します。

会員サイトツールをお探しの方は、クライゼルの会員サイト機能をご利用ください。

入居者管理サイトとは

入居者管理サイトは、入居者のみがログインできる会員サイトです。

契約更新や退去の手続き、点検や清掃のお知らせ、入居者からの連絡窓口など、不動産管理会社と入居者をつなぐコミュニケーションツールとして活用されています。

入居者管理サイトの主な機能

ここで、入居者管理サイトの主な機能を紹介します。

大別すると、コミュニケーション機能と管理機能の2つに分けられます。

コニュニケーション機能

コミュニケーション機能としては、お問い合わせフォームが挙げられます。

これまで電話や物件の掲示板、個別のポスト投函などで対応していた業務をメールで行えるようになります。

管理機能

管理機能は、退去や更新手続きなどの契約手続きをサイト上で行えるようにしたり、入居者情報をWeb上のデータベースで管理できるようにしたりする機能です。

情報管理の一元化ができることで、対応の抜け漏れを防止でき、管理業務の効率化につながります。

入居者管理サイトを導入する上でのメリット

入居者管理サイトの導入は、不動産管理会社にも入居者にもメリットがあります。

具体的にどのようなメリットがあるかを紹介しましょう。

契約手続きがスムーズになる

これまで郵送で行っていた契約更新や退去の手続きがオンラインで完結できるため、郵送するコストや電話でやり取りする手間を省くことができます。

手続きもスピーディになるでしょう。

入居者との連絡を効率化できる

入居者への一斉連絡も個別連絡も、入居者管理サイトからWebフォーム入力で行えるようになります。

また、メール配信機能がある管理サイトシステムであれば、入居日を起点としたメールの個別配信や一斉メール配信ができます。

物件に出向く機会が減り業務を削減できる

これまで設備点検などの入居者全体へのお知らせがある場合には、わざわざ物件に出向いて掲示板に貼る必要がありました。

オンラインで全体通知ができれば、物件に出向く必要はなくなり、業務の効率が大幅にアップします。

書類管理が楽になる

法改正により不動産契約でも電子化が可能になり、ペーパーレス化を促進している企業も多いでしょう。

データベース上で管理ができるようになれば、スペースを確保する必要がなく、契約書類管理が楽になります。

入居者の満足度向上が期待できる

入居者管理サイトからいつでも簡単に問い合わせができるようになることは、入居者にとって大きなメリットになります。

また、契約更新や退去の手続きがオンラインで完結できれば、入居者の負担も軽減されます。

入居者サイト構築用の会員管理システムの選び方

最近では不動産テックベンダーも増え、さまざまなシステムが出回っています。

入居者管理サイト用のシステム選びでは、以下のポイントに注意しましょう。

操作性の高いシステム

入居者管理サイトは入居者との連絡窓口になりますので、ITに詳しくない従業員でも使いこなせる操作性が求められます。

機能が多いだけで操作性が低いシステムではなく、必要な機能を精査して、無理なく使えるシステムを選ぶようにしましょう。

滞納通知機能を搭載しているか

管理画面上から滞納者を絞り込み、一括で通知できる機能があれば、手間のかかる滞納者への対応もスムーズになります。

また、滞納者に支払催促のメールを自動で送信できるシステムもあります。

利用中のシステムとの連携

現在利用中のシステムがある場合には、連携が可能かどうかも確認しましょう。

連携ができればよりDX化が加速し、業務効率も向上するでしょう。

セキュリティ対策も万全に

入居者管理サイトでは個人情報を多く扱うことになるため、セキュリティ対策も万全でなければなりません。

プライバシーマークやISMSなどのセキュリティ認証を取得しているかなど、セキュリティ体制もしっかり確認しましょう。

まとめ

入居者管理サイトは、不動産管理業務を効率化し、入居者の満足度も向上できるツールです。

またDX化の一環として導入しやすい分野とも言えるでしょう。

入居者管理サイトを導入する上で重要なのがシステム選びです。管理者・入居者双方にとって使いやすいシステムを構築することが、導入効果を最大化するポイントとなるでしょう。

会員サイト構築用のシステムとして豊富な実績を持つ「クライゼル」は、堅牢なセキュリティとカスタマイズ性の高さが魅力のシステムです。

官公庁や金融機関にも導入されており、信頼性は抜群。機能追加やシステム連携などのカスタマイズにも柔軟に対応しているため、自社の運用にあわせて設計することが可能です。

入居者管理サイトの構築にお困りの方はぜひクライゼルをご活用ください。