自社に寄せられる各種窓口業務をオンラインに切り替えて、ユーザビリティーの向上や業務効率化を図りたいと考える方も多いでしょう。

この記事では、会員サイトや受付フォームを用いて、申請受付を行うメリットや方法について詳しく解説します。

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受付業務をスムーズにする申請受付サイト

まずは、申請受付サイトの概要について見ていきましょう。

申請受付サイトとは

申請受付サイトとは、応募や予約などの各種申込みの窓口として設けられているWebサイトを言います。

受付業務を自動化できるだけでなく、ユーザビリティーも高まることからさまざまなシーンで活用されています。

申請受付サイトの活用方法

Webでの申請受付は、各種加入申請、受験の申込み、契約更新など、業界を問わず取り入れられています。一般企業での活用方法としては、主に以下のような用途が考えられます。

• イベント・セミナー参加
• キャンペーン受付
• 資料請求
• 求人応募
• 問い合わせ窓口
• 商談や接客の予約

これまで対面や電話での窓口業務を必要としていたあらゆる場面で、電子化が進んでいると言えます。

申請受付サイトを構築するメリット

次に、申請受付サイトを構築するメリットにはどのようなものがあるか解説します。

業務負担とミスの軽減ができる

オンラインに切り替えることで、窓口対応が不要になるだけでなく、受付後に行っていた転記作業もなくなります。また、人の手を介さない分、人的ミスも削減できます。

属人化した作業を減らし、リスクヘッジになる

窓口業務は雑務として扱われることが多く、マニュアルもなく業務が属人化しているケースも少なくありません。

自動化ができれば、「〇〇さんがいないとわからない」ということも当然なくなります。

24時間いつでも受付が可能になる

オンラインで受け付けられれば、24時間365日受付が可能になるため、ユーザビリティーも高まります。

マーケティングに活用できる

申請受付サイトでは申請者や申請内容がデータベース化され、分析等も行いやすくなります。

ユーザー情報を蓄積できれば、マーケティングにも活用できるでしょう。

申請受付サイトの作成する流れ

それでは実際に申請受付サイトを作成する際の流れを詳しく見ていきましょう。

申請受付サイトを構築する目的を明確化する

初めに、作成する申請受付サイトの用途・目的を明確にしましょう。

オールマイティな受付窓口となると、その後の対応で二度手間・三度手間となるおそれもあります。

できるだけ用途を限定した方が、業務も効率化しやすく、ユーザーが使いやすいページになるでしょう。

記入してもらう項目を決定する

用途が決まったら、記入してもらう項目等を決定していきます。

定型の書類フォーマットで申請書を提出してもらう必要がある場合には、同ページでダウンロードできるようにし、ファイル添付ができるようにすると良いでしょう。

予算や目的などに応じた構築方法を選定する

フォームの項目や、その他の必要なコンテンツが決まったら、構築方法を選定します。

構築方法によってサイトでできることにも差が出ますので、慎重に検討しましょう。

どのような構築手段があるかは次章で紹介します。

テスト運用後にリリース

サイトができたら、テスト運用を行った上でリリースします。

受付後のワークフローなども、リリース前に確定させましょう。

リリース後も不具合などに対応する

申請受付フォームに不具合があれば大きなトラブルにつながりかねません。

定期的な点検やアップデートなどの運用作業も欠かさないようにしましょう。

申請受付サイトの構築手段

申請受付サイトの構築手段は、主に以下の4つです。

自社のリソースや予算、目的、求める機能などに応じて選ぶようにしましょう。

自社で開発する

社内にWebの専門知識を持つ人材がいる場合には、自社で1から構築するという手段もあります。

機能やデザインも自由に設計できますが、高セキュリティで機能性の高い本格的なサイトを構築するとなると工数もかかるため、特段の理由がなければ他の手段を検討する方が良いでしょう。

開発会社に依頼する

開発会社にスクラッチで開発してもらえば、機能面でも妥協することなく高品質なサイトを構築することもできますが、その分費用もかかります。

費用を抑えたい場合には、専用ツールをカスタマイズして、追加したい機能部分だけを開発してもらう方法もあります。

CMSのプラグインを活用

簡易的な受付機能があれば良いという場合には、CMSのプラグインを用いる方法もあります。

どのCMSとプラグインを使うかによって機能面にも費用面にも大きな差があります。

フォーム作成ツールを利用

専門知識なしでも簡単に作成・運用でき、一通りの機能が揃ったツールを使いたいのであれば、フォーム作成ツールを利用する方法がおすすめです。

顧客管理や自動集計、メール配信などまでカバーしているものも多く、マーケティングにも活用しやすいでしょう。

迅速にページ作成ができ、データ収集も簡単なクライゼル

申請受付サイトは、短期間で準備しなければいけないことも多い上、業務フローを踏まえて柔軟な設計が求められることも多いでしょう。

また、多くの個人情報を扱うため、堅牢なセキュリティも必要になります。

機能性が高く、使い勝手の良いツールを導入して、円滑な運用ができる体制を整えましょう。

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