マンション管理組合の運営に携わることになり、「マンション運営は何をしたらいいの？」「できるだけ負担を効率化したい」とお考えの方もいるでしょう。

この記事では、マンション管理組合の概要や、業務負担の軽減に役立つマンション管理サイトについて紹介します。

組合員の管理サイトを作成したい方は、クライゼルでの組合員管理をご検討ください。

マンション管理組合とは

まずは、マンション管理組合とは何かについて解説します。

法律で定められた団体

マンション管理組合は建物の区分所有等に関する法律（マンション法）で定められている、分譲マンションの区分所有者全員で組織される団体であり、マンション購入者は自動的に加入します。

購入者が主体となって適切な管理を行うことで、良好な住環境の維持や資産価値の維持に努めます。

管理組合の運営方法

管理組合は一般的に、組合員（購入者）によって選出された理事長や理事等の役員を中心に運営されます。

役員は基本的には無報酬で対応することになりますが、管理組合の規約で定めれば役員報酬を設けることもできます。

管理組合と管理会社の違い

マンション管理組合は購入者からなる団体であり、マンション管理会社は外部の企業です。

マンションの管理業務は多岐にわたり、専門知識が必要な業務もあるため、管理会社はマンション管理組合からの委託を受けて、管理業務を行います。

どの業務を委託するか、しないかはマンション管理組合に権限がありますが、一度任せた業務に関して、任せっきりになる場合が多いようです。

管理会社が契約通りの仕事をしているか、管理組合が確認することも重要でしょう。

マンション管理組合の業務内容

次に、マンション管理組合で行うべき内容について、理事会役員と一般組合員のそれぞれの場合に分けて見ていきましょう。

理事会役員の業務内容

役員は主に下記で構成されています。

• 理事長
• 副理事長
• 理事
• 監事

業務内容は、総会の開催、収支予算案の作成、修繕計画案の作成、マンション内のトラブル対応など、事務的な処理から住人とのコミュニケーションが必要な業務まで多岐にわたります。

組合業務は多岐に渡るため業務負担が大きく、役員になりたがらない方も多いケースもあるでしょう。

そこでぜひ活用したいのがマンション管理サイトです。管理組合の業務負担を軽減し、円滑な運用をサポートする心強い味方となるでしょう。

管理業務の負担を軽減するマンション管理サイト

マンション管理者サイトは、理事会と居住者間のコミュニケーションを円滑にするシステムと言えます。

具体的には下記のような業務ができます。

• 収支予算実績や案をPDFで住民に配布
  

• 修繕計画実績や案をPDFで住民に配布

• 住民からの相談窓口をWebフォームで設置
  

• メール配信によるイベントの告知
  

• イベント参加者の申し込み
  

• 住民アンケートの作成、配布、集計
  

• 理事会の議事録配布

など、さまざまな業務をオンラインで行うことで業務負担を軽減します。

マンション管理サイトを導入するメリット

マンション管理サイトは管理業務をオンラインに切り替えることで、管理組合・居住者・管理会社の三者にメリットをもたらします。

それぞれから見た導入メリットについて解説します。

管理組合から見たメリット

管理組合から見た最大のメリットは、業務負担の軽減にあります。

また、居住者との情報共有が円滑になることで、トラブルの減少やイベント等への居住者の積極的な参画にもつながり、組合の目的である良好な住環境の維持にも寄与します。

マンションの居住者から見たメリット

情報がオープンになりアクセスしやすくなることは、居住者にとっても大きなメリットとなります。

例えば、共有施設のオンライン予約、設備や近隣とのトラブルの早期解決、議決へのWeb投票などは居住者にもプラスになります。

マンションの管理会社から見たメリット

設備の点検や管理、苦情対応などは、管理会社に委託する管理組合が多いでしょう。

マンション管理サイトがあれば、管理会社と管理組合間の各種報告・連絡業務もオンラインで完結できるため、管理会社の業務負担軽減にもつながります。

マンション管理サイトの構築する方法にはいくつかありますが、何より管理組合が更新等を行いやすく、管理の手間がかからない方法がベターと言えます。

さまざまな会員サイトの構築に活用されているクラウドシステムの「クライゼル」は、ユーザビリティの高さとセキュリティの高さが魅力のシステムです。

マンション管理サイトのような、組合員や住人限定サイトを構築でき、高セキュリティな環境でデータを守ります。

マンション管理サイトの構築でお困りの方は、ぜひクライゼルをご活用ください。