オンラインでの顧客接点を担うWebフォームツールやメール配信システムは、ビジネスリスクを踏まえた上で導入する必要があります。安易に格安のツールを使うと、情報漏洩などの大きなトラブルを招きかねません。この記事では、Webフォームツールやメール配信ツールに潜むビジネスリスクと、ツール選びのポイントについて解説します。

フリーメール・格安メール配信ツールのビジネスリスクと活用法

まずは、ビジネスでフリーメールや格安メール配信ツールを使用することで起こりうるリスクと、ツールを選ぶ際に気をつけたいポイントについて説明します。

フリーメールの活用はビジネスライクではなく心象に関わることも

フリーメールとは、GmailやYahoo!メールのように、無料でメールアカウントを作成できるサービスを指します。簡単にメール利用ができる点が大きなメリットですが、受け手の企業のメールサーバーで迷惑メール判定される恐れがあったり、セキュリティの脆弱性が懸念されたりと、ビジネス利用には適さないと言えます。

メールの大量配信はメールアドレスが機能しなくなるリスクも

フリーメールから大量のアドレス宛にメール配信をした場合、ブラックリストに登録される恐れもあります。ブラックリストに登録されてしまうと、そのIPアドレスからのメールは一斉送信だけでなく通常の1対1のメールも相手に届かなくなってしまいます。ビジネス利用しているメールでこうした事態になれば、メールアドレスを作り直す手間がかかるばかりでなく、顧客への連絡手段が絶たれてしまいかねません。

メール配信には通信暗号化かセキュアな環境を持つサービスの活用を

一斉配信など、マーケティング活動としてメール配信を行う際は、セキュアな環境を持つメール配信ツールを活用しましょう。例えば、暗号化通信（SSL）を用いて管理画面にアクセスしないと情報を盗まれるリスクがあるなど、わずかな隙が取り返しのつかない事態にもつながりかねません。価格の安さをとってセキュリティリスクをないがしろにするよりも、セキュリティに投資をする方が企業としては賢明だと言えます。

無料・格安Webフォーム作成ツールのビジネスリスクと活用法

続いて、無料や格安のWebフォーム作成ツールを利用するビジネスリスクと、ツール選びのポイントについても見ていきましょう。

Webフォームを入口としたサイトへの攻撃

外部からの入力が可能なWebフォームは、悪意のあるユーザーからの攻撃の的にもされやすいもの。例えば、古典的な攻撃方法の1つとして、自動返信機能を悪用し、メールアドレス欄にスパムメールを送りたいアドレスを入力した上で、問い合わせ欄の文面にフィッシングサイトのURLなどを記述し、それを自動化して大量にフォーム送信とメール送信するというものがあります。Webフォームの被害は自社だけでなく、他者にも及ぶ可能性がありますので、積極的にセキュリティ対策を施し、身を守る必要があります。

サイトへの攻撃で個人情報流出やサイトが機能しなくなるリスクも

Webフォームからの攻撃は、送信された情報を格納するデータベースやWebサイト自体にも大きな影響を及ぼします。情報漏洩となれば損害賠償も発生しますし、DoS攻撃などによってWebサイトが機能しなくなれば、営業機会の損失にもなります。

WebフォームにはreCAPTCHAの設置か環境を持つサービスの活用を

上述のように、セキュリティトラブルが起きた際の被害の大きさを考えれば、セキュリティへの投資の必要性は明らかです。特にWebフォームツールは十分なセキュリティ対策が求められます。

• 常時SSL化
• サーバー監視体制
• アクセス権限の管理
•  reCAPTCHAなどのスパム対策機能
• ISMSなどの国際規格の認証

といった点をチェックし、安定的に運用できるツールを選びましょう。

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Googleフォーム・WordPressプラグインのビジネスリスクと活用法

手軽にWebフォームを設置できる方法として、GoogleフォームやWordPressのプラグインを活用されている企業も多いでしょう。ここでは、 GoogleフォームやWordPressのプラグインを活用したフォームに潜むビジネスリスクについて詳しく解説します。

Googleフォームはアカウントの情報流出リスクに注意

Googleフォームは、SSL化や365日・24時間体制の監視など、セキュリティには力を入れていますが、注意をしたいリスクの1つとしてあげられるのがアカウントの情報流出です。最近ではGoogleアカウントでログインできるOpenIDに対応したサービスが増えているため、アカウントが流出した場合には、被害が大きく広がる可能性があります。

Googleフォームの活用は社内での活用に留め活用

さらに、Googleフォームはデザインの自由度が低く、似たフォームを作成しやすいことからフィッシングにも利用されやすいと言えます。こうしたセキュリティリスク以外にも、回答データの保存容量がGoogleドライブに依存しており、容量を超えるとフォーム送信ができないといった課題もあります。無料で手軽にできることが魅力のGoogleフォームですが、社内利用に留めるなど、その活用には注意が必要です。

WordPress・人気プラグインはシェアの高さから攻撃の標的になりやすい

WordPressでサイトを作成している場合、フォームをプラグインで対応しているケースも多いでしょう。WordPressはソースコードが公開されている、いわゆるオープンソースのツールであり、利用者も多いことから攻撃の標的になりやすくなっています。フォーム用のプラグインとして定番となっている「Contact Form 7」も同様です。2020年12月に脆弱性が発見されており、現在はアップデートされていますが、常に最新版にアップデートをするなどの対応は欠かせません。また、Contact Form 7にはスパム対策機能がないため、別途スパム対策を講じる必要があります。

WordPressの活用にはアクセス権限の設定などセキュリティ対策が必須

WordPressのプラグインでフォームを作成する場合には、セキュリティ対策やメンテナンスは必須と言えます。

具体的には、

• WordPress本体とプラグインは常に最新版にアップデートする
• スパム対策として「Honeypot for Contact Form 7」「Google reCAPTCHA」「Akismet」などのプラグインを導入する
• 常時SSL化を行う
• アクセス権限の適切な設定を行う

などが挙げられます。

フォーム作成やメール送信は顧客データを扱うのに十分なセキュリティのツールを

事業を行うにあたって、できるだけコストを抑えたいというのは当然のことながら、セキュリティ面を含めて必要な要件が揃っているかは十分に検討する必要があります。特にメール配信システムやWebフォームは顧客情報を扱うツールであるため、情報漏洩などのトラブルを招かないよう、ツール選びには細心の注意が求められます。Webフォームやメール配信を通じて、オンラインマーケティングを推進したいと考えるなら尚のこと、セキュアで安定的な運用環境と、拡張性を備えたツールを選ぶのが得策と言えます。

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現在は、多種多様なフォーム作成専用ツールが存在しており、どのツールを選ぶかによってマーケティングの効果も大きく変わってくると言えます。

たとえば、ベーシック社の「formrun」は、20種類のテンプレートが用意されており、スピーディーにフォームを作成できることが最大の特徴。問い合わせ対応まで管理画面で一元管理が可能です。

シナジーマーケティング社の「Synergy!LEAD」は、Salesforce利用者用のマーケティングツールとして開発されており、フォーム作成とメール配信機能を備えています。問い合わせや資料請求など、リード獲得・育成目的に用途は限られますが、シンプルな機能で手軽にフォーム作成ができる点が魅力となっています。

単なるフォーム作成ツールではなく、MAシステムでは高コストになってしまう一斉メール配信やマイページ構築できるのがトライコーンの「クライゼル」です。フォーム機能と合わせてデータベース機能やメール配信機能やマイページ機能を持つのが特徴で、他のマーケティング施策と連携させやすいメリットがあります。

また、新しく登場したライトプランでは、 Webフォーム作成とメール配信に特化し、上位プラント同じセキュアなシステムを月額1万円で利用できるようになっています。クライゼルライトからクライゼルにはいつでもアップグレードできます。

パイプドビッツ社の「スパイラル®」も、クライゼル同様にフォーム作成機能、メール配信機能、マイページ機能を持ち、アンケート管理、キャンペーン管理、安否確認、問い合わせ受付など自社に合わせた利用が可能であり、SNSや外部システムとのAPI連携にも柔軟に対応しています。

とにかく安価にフォーム作成ができればよしとするのか、本格的な顧客データベースとしてセキュアに運用できる土台を持った多機能なシステムを使うか、他クラウドサービスと簡単に連携できるシステムにするかなどによって、選択肢は自ずと変わります。あくまで自社の目的を踏まえて比較検討するようにしましょう。

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