メール配信システムは学校現場でも活用が進んでいます。

これまで学校の情報伝達や連絡は紙や電話が一般的でしたが、台風や地震、津波といった災害が多発する日本においては、特にメール配信システムの活用が有効です。

なぜなら、メール配信システムであれば、漏れなく重複することなく、迅速に相手へ情報伝達が可能だからです。

他にも安否確認や、生徒を守るため不審者の目撃や事件の情報提供にも有効です。

そのため、早急に正確な情報を、保護者をはじめとした連絡が必要な相手への連絡手段として活用されているのです。

学校がメール配信システムを利用する際は個人情報を適切に管理する必要があります。

なぜなら、生徒をはじめ保護者・教職員・自治体職員といったセキュリティ要件の高い個人情報を扱うことになるためです。

ここでは、学校で活用が進むメール配信システムの概要からメリット、注意点、活用事例についてご紹介していきます。導入を検討されている方は参考にしてみてください。

この記事のポイント！

・登録したメールアドレスを元にメールを一斉に送信できるシステムのこと。

・自然災害や不審者の連絡に最適。

・登録・管理・運用が比較的簡単。

・情報の即時伝達、業務効率向上、セキュリティ対策といったメリットがある。

・事業者選びに注意が必要。

学校でも活用が進むメール配信システムとは？ 

メール配信システムは登録されたメールアドレスに対し、素早くメールを届けることができるシステムです。

スマホやパソコンで個人から個人へ送るメールとは異なり、企業や学校などの団体が多くの個人に対して一斉に情報を配信することに適しています。

学校の現場では、保護者への一斉送信はもちろんですが、送信先を指定して配信することができるので、部活動の連絡網や教員同士の連絡、PTAでの連絡網など様々な用途に合わせて使い分けることができます。

さらに、不審者情報や事件、台風や地震、津波といった緊急時の連絡、災害時の安否確認などの際にも、いち早く保護者へ向けて配信することが可能です。

費用はかかりますが、印刷費用の削減や生徒や保護者の情報を安全に管理できるメリットがあります。

メール配信システムへの情報登録方法

実際に、メール配信システムへ情報登録してもらう際には指定のURLへアクセスし必要情報の入力や、空メールを送信するだけの簡単な登録方法となりますので比較的簡単です。

導入にあたっては、新年度のタイミングで保護者の方に登録フォームからメールアドレス、生徒名などの情報を登録してもらうとスムーズに導入することができるでしょう。

また、一家族に複数名の生徒がいた場合でも、人数分の登録が可能となるので、各学年のお知らせを受け取ることができます。

メール配信システムの管理方法

登録された個人データは、メール配信システムのデータベースに蓄積されて、登録されたデータは管理画面から確認することができます。

また、登録できない方や変更があった際、データの削除や初期化が必要になった際にも手動で管理することが可能です。

さらに、一括操作によって、年度末での登録データ整理も手軽に行うことができます。 ※メール配信システムによっては自動で削除するよう設定できるものもあります。

メール配信システムの運用方法 

メール配信システムの特徴である、配信者を絞り込み配信するセグメント配信（絞り込み配信）機能を活用することで、学年毎・クラス毎とその情報が必要な保護者に向けて配信することができます。

そのため、簡単に配信先を使い分けができるため、煩雑な手間もなく対象の保護者に向けた連絡を一斉送信することが可能です。したがって、学校の現場でも活用が進んでいるのです。

学校側がメール配信システム活用のメリット

メール配信システムは、登録・管理・運用と、それぞれの点で比較的容易に活用が可能でした。ここでは、学校側がメール配信システムを活用するメリットについて詳しくみていきましょう。

情報の即時伝達が可能

1点目のメリットは情報の即時伝達。不審者情報・災害時の休校情報・安否確認の連絡、また行事の変更連絡など即時性を求められる連絡事項の際に利便性が高いと言えます。

特に、災害など人命に関わる事柄を伝達する際には、何より即時性が重要です。

また、一斉送信することができるので、情報の伝わる速度に優越が付かず、平等に情報を受け渡すことができる点もメリットです。

さらに、学年・クラス・部活・PTAなど各コミュニティでのセグメントを作成することができるため、必要な連絡事項を目的の送信先に素早く一斉送信することができます。

業務効率化を図ることができる

2点目のメリットは業務効率化。電話での連絡網は全生徒に連絡が回るまでの時間かかります。

紙でのお知らせも作成から印刷、配布までの手間がかかります。

一方で、メール配信システムでは送信先を選びメール文書を作成するだけの手軽な作業となります。

さらに文書作成を代行してくれる事業者もありますので、内製化するのが難しい場合は、業者の活用も１つの方法です。

セキュリティ対策に効果的

3点目のメリットは個人情報を適切に管理できることです。

メール配信システムには、権限設定が柔軟なサービスが多く、たとえば学年ごとに扱える権限を制限することができます。

このように一括で管理できるけど、個人情報流出を防ぐ対策ができるのはメール配信システムならではの特徴です。

保護者側がメール配信システム活用のメリット

学校側のメリットはもちろんですが、保護者側にもメリットがありますので、ここで確認していきましょう。

必要な情報を素早く入手することができる

メール配信システムであれば、災害時の登下校情報や安否確認など、学校側が配信した情報を素早く入手することができます。

何かあった際に、お子さんの状況など早急に把握したい保護者は当然多く、即時性のあるメールは保護者にとってもメリットと言えます。

また連絡網としても活用できるので行事の変更や学級閉鎖、配布物の補足連絡などのお知らせにも便利です。

個人情報の安全性

紙での個人情報のやりとりは紛失の不安があります。

また、子供が家まで運ぶとなると尚更です。しかし、メール配信システムではセキュリティ対策がなされているため個人情報の漏洩を防ぐことができます。

そういった面でも、学校側と保護者がダイレクトに繋がることができるのでメリットと言えます。

メール配信システムの注意点

メール配信システムにはメリットが多い反面、注意点もあります。 この点を認識しておかなければ、本来メリットになるはず項目が効果的に働かないので注意が必要です。

メール配信システムの事業者選び

1点目の事業者選びについてです。基本的にはプライバシーマークやISMS認証など、第三者機関から個人情報の取り扱いに関する資格を取得している企業を選択することが必要です。

また、サポート体制がしっかりしているかも重要です。教職員の方々は転勤も多く、システム運用者が属人化する可能性があります。それを防ぐためにもサポート体制が整った事業者を選ぶことは重要です。

迷惑メールフィルター

2点目の迷惑フィルターについてです。こちらは、主に保護者側への注意点となります。迷惑メールフィルターの設定により受信できない場合があるので、ドメインやメールアドレスを受信可能に設定する必要があります。

詳しい設定方法はお使いの各キャリアのページにて確認することができます。 また、この点は学校側が手動でサポートする必要もあるので、学校側の理解も重要なポイントになります。

学校におけるメール配信システムの活用事例

メール配信システムは学校の様々なシーンで活用されています。ここでは具体的な活用事例について、ご紹介していきます。

自然災害の場合

台風や地震といった自然災害は学校側も保護者側も大きな心配事の1つ。台風の場合は警報発生の連絡、それに伴う登下校時刻の変更や休校の連絡が必要です。

電話による連絡網では情報が行き届くまでに時間がかかってしまったり、落雷による停電などで自宅の固定電話が機能しなくなったりする可能性もあります。

全家庭に素早く情報を伝達するためにも、メール配信システは最適な手段となります。

また、地震の場合は就業時間中の地震発生であれば生徒の安否情報や、送迎の連絡などを学校側が確認を取れた時点で早急に保護者へ伝えることができます。

災害時の生徒の安否情報は、特に保護者が心配する部分なので、いち早く保護者へと連絡する必要がありますが、電話で個々に対応していてはキリがありません。

上記のように学校側が判断した情報や、確認をした情報は、いち早く保護者へと伝える義務があるためメール配信システムの活用が最適となります。

不審者の目撃情報や事件があった場合

不審者の目撃情報や事件があった際は、いち早く情報を提供し生徒の安全を確保する必要があります。

保護者にも伝えることで、状況によっては送迎を行うことで第二の事件を防ぐことができます。

また、安全を脅かす情報は早急に保護者へ共有することで、学校との連携を図ることができ可能な限り生徒の安全を確保することができます。

連絡網として

行事の開催可否や時間変更、インフルエンザなどによる学級閉鎖、持ち物のリマインドなどのお知らせの際に活用できます。

重要な配布物をお子様が保護者に渡すのを忘れている可能性もあるため、保護者にメールでリマインドすることで解決することもできます。

また、学校・学級単位だけでなく、部活やPTAのようなコミュニティにおいてもセグメントを作成することでメール配信が可能となるため、学校に関する全てのコミュニティでの連絡事項を手軽に伝達するのに最適なのはメール配信システムとなります。 

まとめ

ここでは、学校の現場におけるメール配信システムについてご紹介してきました。

これまでは紙や固定電話での連絡網が多く、平等に素早く情報を受け取ることができませんでした。

一方で、スマートフォンが主流の伝達手段となった現在は、メール配信システムを活用することで、様々なメリットがありますので早期に導入するべきシステムです。

学校の視点では、情報の即時性や業務効率化、セキュリティといったメリット。保護者視点では、情報の迅速性や個人情報の安全性といったメリットがありました。

もちろん、今回ご紹介した注意点も加味しなければいけないので、ここでご紹介した事柄を参考に導入を検討してみてください。