資料請求や顧客からの問い合わせ対応を簡単にするメールフォーム。HTMLの未修得者でもメールフォームツールを使えば手軽にフォームを制作し、サイトに設置できます。
現在、世の中には有料・無料問わず多数のツールが出回っています。そのためどのツールを選ぶべきか判断に迷われる人も少なくないでしょう。
今回は、メールフォームツール導入時の選定基準となるポイントを4つ取り上げて紹介します。

メールフォームを活用するメリット

メリット１：メールソフトを使わずに、企業にメールを送信が可能

メールフォームは、ホームページにアクセスしたユーザーがサイト管理者にメールでメッセージを送れるようにした入力フォームのことです。
メールマガジンの会員登録フォームやセミナー参加希望受付フォーム、プレゼントキャンペーンの応募フォームなど、用途に応じた様々な種類のフォームが存在します。
ユーザーにとってはサイトを閲覧した状態のままメッセージを送信できるため、メールソフトを起動する手間を省けるというメリットがあります。
このためサイトの離脱率を改善するとともに、コンバージョン率を高める効果が期待できます。

メリット２：ユーザーの入力ミスや空メール誤送信を防ぐ

メールフォームを設置することで、ユーザーからの問い合わせ対応は効率化可能です。
たとえばユーザーがフォーム入力を終えたあとで、回答内容の確認画面を表示するように設定しておいた場合を考えましょう。
フォームを使わなかった場合よりもユーザーの入力ミスを減らせますし、空メールの誤送信を防止する効果も期待できます。
また、ユーザーだけでなく管理者側にとってもメリットはあります。
たとえばメールフォームの設置により、サイト管理者のメールアドレスを公開する必要がなくなるため、大量のスパムメールが届くこともなくなるでしょう。
このように便利なメールフォームツールですが、ツール選定時には、必要な機能がしっかりと備わっているかを確認しておく必要があります。

メールフォームを選ぶ際の４つのチェックポイント

チェックポイント１：自動返信機能が搭載されているか

最初のチェックポイントは、ユーザーからの問い合わせに対する自動返信機能です。
たとえば選択回答式の質問に対して、「A」と回答した場合はA用のメールを、「B」と回答した場合はB用のメール、Cと回答した場合はC用のメールをそれぞれ送信することができます。
また、ツールによっては回答内容からユーザーの名前やメールアドレスなどの情報を自動取得し、返信用メール内に自動差し込みする機能をもつものもあります。
不特定多数に向けたメールではなく、パーソナライズ化されたメールを送ることで、ユーザーから企業への信頼感や親近感を高める効果が期待できます。

自動返信機能とは？

条件分岐を設定し、ユーザーからの質問内容に応じた文面のメールを自動返信する仕組みのことです。

チェックポイント２：管理者向けの自動通知機能は充実しているか

問い合わせが来たことをサイト管理者に知らせる、自動通知機能の充実度も大事なチェックポイントです。
会員登録やキャンペーン応募などメール内容に応じて自動通知メールの内容を変化させることで、ユーザーのアクションに対してより迅速に対応できるようになります。
対応コストを削減しつつ、顧客満足度を向上させる効果が期待できます。
さらに、ツールによっては問い合わせ内容に応じて各担当者にメールを自動的に振り分けることも可能です。
企業内の複数部署で同一の問い合わせフォームを使っている場合、ウェブキャンペーンへの問い合わせはマーケティング部、資料請求の問い合わせは営業部と、問い合わせ内容ごとに通知メールの送信先を変えなければなりません。
自動振り分け機能を使えば、各担当部署で問い合わせの存在を確実に把握可能です。これにより対応の遅延による機会損失を防げます。

チェックポイント３：セキュリティ対策は十分か

メールフォームに十分なセキュリティ対策が施されていない場合、第三者によるメール盗聴やデータ改ざんのリスクが高まります。
メール内容を安全に送信するためには、SSL（= Secure Sockets Layer）化などの暗号化通信に対応したフォームツールを使う必要があります。
メールフォームをSSL化することで、ウェブページはもちろんCookie情報などを全て暗号化可能です。これにより、第三者による攻撃を防ぎ、高いセキュリティ性を有するウェブサイトを作成できます。
ただし、SSL化だけではセキュリティ対策として十分ではありません。 データベースにアクセス可能なIPアドレスを制限する機能、Webアプリケーション管理による ファイアウォールWAF（= Web Application Firewall）などもツールに搭載されているか確認しましょう。
このほかにも、ツールの提供元がプライバシーマークを取得しているか、セキュリティの管理システムISMS（= Information Security Management System）を導入しているか、 などの情報も事前に調べておくとよいでしょう。

メールフォームのセキュリティ対策まとめ

• 取扱うデータの暗号化が可能なSSLに対応しているかどうか確認する
• IPアドレスを制限する機能やファイアウォールWAFなどが搭載されているか確認する
• プライバシーマークの取得、ISMSの導入状況を確認する

チェックポイント４：利用料金は適正か

最後のチェックポイントはツールの利用料金です。 フォーム作成ツールには様々な料金プランが存在しますが、ここでは現在主流となっているASP型のフォーム作成ツールの料金プランを例に挙げて説明します。

ASP型ツールのメールフォームを利用する時の料金

初期費用と月額費用の２つを利用料金として支払う必要があります。おおよそではありますが、初期費用は5万円前後、月額費用は1万円から3万円前後となっているツールが多いです。
月額費用はデータ使用量やオプション機能の追加によって変動します。このため導入当初からメール分析機能や高度な管理機能を利用する予定がある場合は、 あらかじめその分の費用も織り込んで予算を検討しなければなりません。

メールフォームツールの導入に関してまとめ

メールフォームツールを導入することで、様々な用途に応じて複数のフォームを手軽に作成・設置することが可能です。
ただし導入するツールを選定する際には、自動返信機能や自動通知機能、セキュリティ、利用料金などに注意しなければなりません。