多くの業務にはムダがあり、ちょっとしたことで効率化が可能です。
業務効率化により人的コスト・ミス削減すると、企業が本来必要とする業務へ人員を投下できるようになります。
また現在は、業務効率化のために働き方改革やITツールの導入が進んでいますが、Webフォームのように個人情報を扱う場面では、注意が必要です。
本記事では、Webフォームできる業務効率化に焦点をあててご紹介します。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務上の無駄をなくして効率化することです。
これにより本来時間を割くべき業務に専念でき、一人当たりのパフォーマンスや生産性が向上します。
また日常業務を効率化することで、企業が本来行うべき施策に人員を投下できます。
なぜ業務効率化すべきか
日本は今後さらに少子高齢化が進み、労働人口が減少します。
それに伴い一般的には市場も縮小していきます。
その中で企業を存続させ、発展させるためには、従業員の生産性を上げる必要があります。
また働き手は減少傾向ですが、働く時間は増やせません。
そこで必要なのが、業務効率化による生産性向上です。
業務効率化に活用できるITツールやデジタル技術は日々進歩しています。
AIやIoTによる自動化が代表的な例として挙げられます。
ただし一括りにAIやIoTと言ってもわかりにくいのが現状。
まずは身近な業務効率化やすぐに導入できるITツールを押さえていきましょう。
またツールに任せる業務と、人の手で行う業務の線引きが業務効率化の第一歩となります。
業務効率化のメリット
業務効率化で得られるメリットは、主に以下の3つです。
コスト削減による利益増加
ひとりあたりの作業時間の短縮や適正な人員確保により、人件費やそれに付随するコストが削減できます。
削減したコストは新たなビジネスへの投資や戦略に回せるため、結果的に企業の利益増加につながります。
従業員満足度の向上
コスト削減により利益率がアップすることで、福利厚生や社内環境の整備、ボーナスや給与を増やすことも可能。
従業員の満足度が向上することで仕事のパフォーマンスが上がり、結果として企業のさらなる利益創出に貢献します。
また従業員定着率が高まることで、採用や人材育成にかけるコスト削減にも期待できます。
新しいビジネスの創出
業務効率化により業務に余裕が出ることで、新しい価値の創出に時間があてられます。
良いアイデアが生まれても、それを実現する時間がなければ意味がありません。
一方、業務効率化により時間が確保できれば、新しいビジネスチャンスも生まれやすくなります。
業務効率化の種類
では具体的になにを実行すれば業務効率化につながるのでしょうか。
ここでは業務効率化につながる3つの取り組みについてご紹介します。
無駄な業務の廃止
無駄な業務の廃止は、すぐに始められる業務効率化です。
日々当たり前となっている業務の中には廃止しても影響がないものも多くあります。
例えば会議は大勢の時間をとるもの。
本当に必要な内容か、無駄な時間が発生していないかなどを見直すことで、本来工数をかけるべき業務に専念できます。
また会議を削減し、生産性をアップさせている企業は多く存在します。
自動化の導入
IT技術が進歩している今、必ずしも人が対応せずとも問題ない業務も増えつつあります。
特に単純作業やルーチンワークの中には、自動化できる業務が数多く存在します。
例えば手間となる入力や人的ミスを防ぐためにExcelをマクロ化するだけでも業務効率化に期待できるでしょう。
また最近ではカスタマーサポートにチャットボットを導入する企業も多くなっています。
ITツールの導入
業務効率化を達成するためのITツールも続々と登場しています。
例えば「Zoom」のようなオンライン会議ツール、顧客管理システムであるCRMなどが代表的な例です。
オンライン上で作業が完結できたり、膨大な量のデータを瞬時に集計・分類することで、生産性の向上に貢献します。
特にデータ集計や管理は、人の手で行うと時間がかかるだけでなく、ミスによりさらなる工数がかかります。
そのためデータ系は積極的なITツールの導入による業務効率化がおすすめです。
またITツールの導入はお金がかかるため、導入コストを無駄にしないためにも、その業務における課題とITツール導入で達成したい目的の明確化が重要です。
個人情報の取扱いのリスク
企業が管理するデータは個人情報が含まれているため、個人情報の取扱いが課題となります。
特に申し込みや問い合わせに多く利用されるフォームや、CRMのような顧客管理システムでは多くの個人情報を管理しています。
一般的にCRMは個人情報の取扱いに厳重なシステムを利用するため、安全な環境でデータを管理できます。
しかしフォームは紙のアンケートや対面ヒアリングにより、人の手でデータを集計・管理している例も少なくありません。
特に紙の場合は紛失するリスクも高まり、情報漏洩が発生する可能性も考えられます。
データ集計・管理に手間がかかるだけでなく、個人情報の取扱いリスクの高いヒアリングやアンケートこそWebに移行する必要があります。
Webフォームとは
インターネットをはじめ、スマートフォンやPCなどのデジタルデバイスの普及に伴い、フォームを通したデータのやりとりが急激に増加しました。
身近な例でいえば、ネットショッピングはWebフォームなくして商品の購入はできません。
そしてWebフォームはデータ集計・管理の手間の削減、そして個人情報の取扱いリスクを抑えるために有効的なツールです。
Webフォームの用途とメリット
Webフォームは顧客からの問い合わせや商品・サービスの申し込みなどに活用されます。
Webサイトと同様にプログラムで構築できますが、最近ではさまざまな機能を兼ね備えているWebフォームツールの導入が進んでいます。
また簡易的に構築したWebフォームは、得たデータを人の手で集計・管理ケースが多く、業務効率化の面では有効的ではありません。
一方、Webフォームツールはプログラミング知識がなくともデザイン性の高いフォームが作成できます。
またデータの自動集計やデータベース作成、分析なども一括で行ってくれます。
単にデータを集めるだけでなく、今後のマーケティングにも活かせる資産が蓄積できる点が大きなメリットです。
さらにセキュリティ面が優れているため、安全な環境でのデータ管理が可能。個人情報取扱いのリスクも心配せず、業務効率化も図れます。
Webフォームを使った業務効率化の例
Webフォームは顧客情報の獲得、そして顧客アプローチにも有効的です。
ここではWebフォームで図れる業務効率化の具体例をご紹介します。
データ集計・管理の自動化
Webフォームには顧客情報をはじめ、さまざまな情報が含まれています。
なかでもアンケートフォームは情報量も多く、正しいデータの抽出が求められます。
特にデータの集計は時間がかかるだけでなく人的ミスも発生しやすいため、自動化することで、多くの業務効率化を実現できます。
また膨大な量のデータ管理も人の手では限界があるため、自動化すべき項目です。
データの一元管理
1つのWebサイトでも「会員登録」「アンケート」「申し込み」「問い合わせ」など、さまざまな種類のフォームが存在します。
これらの顧客情報を1つのデータベースに統合することで、顧客ごとの詳細な情報を一元管理できます。
これによりデータ分類の時間が削減できるだけでなく、顧客ごとに最適化したアプローチも容易になるでしょう。
顧客アプローチの効率化
データの一元管理に伴う顧客アプローチの効率化の具体例として、メルマガ配信が挙げられます。
メルマガはマーケティング手法の1つであり、顧客の行動履歴に合わせて最適化されたアプローチをすることでその効果に期待できます。
また「アンケート」や「お問い合わせ」のような商品・サービスの改善や開発に活用できるデータは、蓄積して分析することでマーケティングに活かせます。
必要となるデータを正確に集計・分類してくれるだけでも、業務効率化に大きく貢献します。
クライゼルでできること
クライゼルはWebフォームによる業務効率化の達成に必要な機能を実装しているクラウドサービスです。
データの集計や管理だけでなく、API連携により外部のマーケティングツールと組み合わせて利用できます。
用途に合わせたWebフォームが無制限に作成できるだけでなく、データベースの作成により顧客情報の一元管理も可能。
また個人情報の取扱いにも安心の高いセキュリティ性能と実績を誇るため、安全にデータを管理できます。
業務効率化を実現する機能を兼ね備えているため、フォームにおける業務効率化を叶えたい方には最適なサービスです。
クライゼルはリアルタイムに外部サービスと連携できる機能を標準で備えています。詳しくは下記サービスページをご覧ください。
Webフォームを導入して業務効率化を目指そう
今回は業務効率化とは何か、そして業務効率化の手段の1つであるWebフォームについてお伝えしました。
業務効率化は人手不足の状況を打開するだけでなく、企業利益の増加につながります。
なかでも人の手で作業する手間とリスクが高いフォームから得るデータは、Webフォームに任せることで業務効率化に大きく貢献します。
Webフォームの導入をご検討の際は、ぜひ弊社のクライゼルをご検討ください。
