説明会から面接調整まで
すべてのメールを自動化
配信ミスも0に!

ジーズアカデミーTOKYO様の事例

ジーズアカデミーTOKYO

ジーズアカデミー様の事業と
木村様の業務についてお聞かせください。

当社は大学や社会人向けスクールを運営するデジタルハリウッド株式会社で、私はその中の社会人向けエンジニア養成学校「ジーズアカデミー」を運営するジーズアカデミー事業部に所属しています。

ジーズアカデミーでは、基本的なプログラミング技術を学ぶのはもちろんですが、そこから先のプロダクトを作ることに重きを置いており、プログラミングや技術を使って実際の世の中のこの課題を解決したいという目的を持つ方々に対して、「事業・商品を創るためのプログラミングという武器」、「新しいものを生み出そうと考える人が集まる高い熱量のコミュニティ」の2つを提供しております。

2015年に開校してから、その中の卒業生から36社の起業が生まれました。その際の資金調達の合計額は19億円にのぼります。現在会員数は、在校生と卒業生を合わせると1000名にのぼります。

私の業務内容ですが、職責としてはプランナーです。主に講座の企画や各種の広報イベントの企画、学校説明会を中心に、担任から卒業発表会までの一連の流れを担当していました。

現在クライゼルをどのように活用されているのでしょうか。

説明会のお申込みから卒業式まで、様々なシーンでクライゼルを利用して業務を回しています。具体的には、入学説明会の申込み、入学説明会リマインドメール、入学説明会アンケート、入学試験から面接日程調整までの自動配信メール、願書・調書フォーム、卒業生による発表会の投票システムです。

入学説明会受付から面接調整までを自動化するにあたっての課題はなんだったのでしょうか。

大きく3つの課題がありました。

  • 入学希望者にメールを送り忘れることがあった。
  • 入学説明会実施後のアンケートを紙で管理するのが大変だった。
  • 入学願書と調書を提出してもらった後にマニュアルで面接日程を組むと、リードタイムが長くなり、面接を受ける人が途中で離脱する問題があった。

一連の流れをすべて自動化

これら3つの課題はどのように解決したのでしょうか。

これまで紙で管理していた、アンケート、入学願書、をフォームで代替することで、ほぼすべての入学フローを自動化することができました。

具体的には、入学希望者向けのリマインドメール、説明会実施後のアンケート、願書・調書をすべてクライゼルのフォームで運用するように仕組み自体を大きく変更しました。
入学説明会のリマインドメールを、説明会の日程を基準に自動で送れるようにしたのでリマインドメールの送り忘れがほぼゼロになりました。

また、説明会出席後にクライゼルで作成したアンケートにアクセスしていただき回答いただくことで説明会後アンケートをデジタル化することができました。これにより、個人情報が記載されたアンケート用紙をクライゼルに手打ちで転記する工数を大幅に削減できました。アンケート回答により入学希望者の情報が同じレコードで更新されます。その後アンケートを起点にして自動返信メールにて入学の案内を送る設定にしたので、入学のご案内メールの送り忘れも減り同時に事務作業が大幅に削減されました。

さらに、思い切って願書と調書もクライゼルで処理することで、入学願書を提出した方に調書の案内メールを自動配信し、調書を提出した方に面接日程の調整メールを自動で送るということができるようになりました。

入学願書と調書をフォームに変更することに抵抗はなかったのでしょうか。

確かに紙で提出してもらうことには手書きすることによる重要感も価値としてあり、入学意思を高めることに一役買っているという意見もあったので、クライゼルに移行する際は、事前の同意事項のチェックを挟むことで、紙だからこそ生まれる緊張感に近い体験を入力フォーム上でも再現できるように工夫しました。

社内でペーパーレスにする提案もしたときもすんなり受け入れてもらえたのは、事業部長がゴーサインを出して下さったことも大きいですね。業務工数が減ることもそうですが、クライゼルのセキュリティの高さもあって受け入れられました。

面接までのメール配信を自動化することで定量的に変化したことはございますか。

月16時間の作業時間を削減することができました。説明会が週4日あり、これに伴いメール配信作業も週4回行っていました。

もともと入学説明会実施後のアンケートは紙でしたので、毎回アンケートをクライゼルに手動で転記することに時間がかかり、メール配信の一連の作業で毎回1時間ほどかかっていました。アンケートをペーパーレスにし、フォローメールを自動化させることで月16時間分の作業がなくなりました。

卒業発表会の際の投票システムもクライゼルとのことですが、具体的にどういったものでしょうか。

当社は『エンジニア起業家』を輩出しているので、当然ながら卒業の条件には必ず実際にサービスを作ることが必須となっています。そして、卒業生は最後に自分が作ったサービスのデモを行う発表会を行うのですが、その卒業発表会には投資家やリクルーターなどおよそ100名が参加し、順位を決めるようになっています。

ここでもクライゼルを利用しています。クライゼルでQRコードを配布し、そこから何番の○○さんを技術・アイデア・差別化といった項目で評価・投票してもらいます。それで毎回数百件のデータが溜まるので、その平均点を出して順位を決めています。

また、評価フォームはさらに一工夫しており、ただ投票するだけではなく、起業家やリクルーターが発表者に会いたいフラグ入力ボックスを設置しました。そのフラグが入力されたときだけJavaScriptで自由入力のフォームが現れるようにして、発表者にメッセージを入力できるようにしました。

クライゼルを利用して他に良かったことはございますか。

紙の情報を手動で入力することがなくなったので、数字のミスがなくなりました。また、期の振り返りをクライゼルでデータを可視化できるようになったので、経営指標の見える化にも貢献しています。この結果、少人数で付加価値の高い業務に集中できています。当社の受講者からも「よくこの少人数で数多くの入学説明会や入学希望者のフォローなどの運営を回せてますね。」とお褒めの言葉もいただくことも度々あります。

また副次的効果ですが、数字のミスがなくなり、個人情報も安全に管理できるようになったおかげで社内のミスそのものが少なくなり、雰囲気が優しくなりました。クライゼルの導入により業務の仕組みを変えることで職場の雰囲気が良くなることは大きなメリットと感じています。

また、クライゼルは当社で行ったいろいろなマーケティング施策や業務改善施策を形にできるカスタマイズ性があるのでここまで出来たと思っています。JavaScriptを埋めることができたり、HTMLやCSSを自由に扱えたりと、クライゼルにはカスタマイズを受け入れる懐の深さがあると感じています。

この度は、いろいろな情報、ご意見を頂き誠にありがとうございました。
今後共よろしくお願い申し上げます。