企業やネットショップのウェブサイトを閲覧していると、企業や店舗側への問い合わせ窓口としてメールフォームが設置されているのを見かけます。
ユーザーはメールフォームを利用すれば自分のタイミングで連絡できるほか、設置側としても集客やマーケティング強化につながるのがメリットです。メールフォームの作り方は無料・有料含めてさまざまあり、どれを選んだらよいか分からないこともあるでしょう。
今回は、メールフォームの基本的な仕組みや、より効果的な作り方や注意点を中心に解説します。
なお、メールフォームを作成する際は簡単に作成できる「クライゼルのフォーム作成ツール」がおすすめです。
メールフォームとは？
ウェブサイトにあるメールフォームには、どのような意味があるのでしょうか。まずは、メールフォームの仕組みや活用シーン、基本的な役割を解説します。
メールフォームの仕組みと基本知識
メールフォームは、Webサイトに設置されたスプレッドシートのような形式のフォームに直接テキストを入力し、送信します。送信されたデータは一度フォームの運営側のサーバーに届き、メール形式に変換されて設置側に送信される仕組みです。機能やメリットの詳細は後述しますが、フォームの入力項目はニーズに合わせて作成できます。メール機能を使わないため、メーラーの立ち上げも不要で送信のハードルが低いのも特徴です。企業や店舗など設置側への一方的な情報送信にとどまらず、自動返信機能がついていれば送信内容をユーザー側で保存できます。
メールフォームの活用シーン
メールフォームは、自社の用途や目的に合わせて幅広い活用シーンに対応します。ウェブサイトで見かける「フォーム」と名のつくものがメールフォームです。具体的には、メールフォームは次のようなシーンで活用されます。
- メール、お問い合わせ、資料請求
ユーザーから運営側に対して、問い合わせや資料請求などのリクエストを行う目的で設置されています。
電話連絡に比べ、端的にリクエスト内容を伝えられたり、運営側の営業時間に関係なく連絡ができたりと、ユーザー側の負担が減るため、運営側として機会損失を防ぐことができるのがメリットです。 - アンケート
顧客満足度やブランド認知/イメージ調査など、運営側の戦略立案に必要となる様々な情報をユーザーから収集する目的で設置されています。ユーザーは、プルダウンやチェックボックスの選択、簡単なテキスト入力でアンケート回答ができるため、アンケート回収率を向上させることができます。 - 商品購入、予約受付
商品購入のほか、イベントやセミナーの申し込み予約、施設利用の受付を目的としたフォームです。このようなフォームには「名前」「住所」「連絡先」「希望日」などの入力欄が設置されています。 - 会員登録
さまざまなサービスやコミュニティへの会員登録を行う目的で設置されています。入力された内容を直接データベースに登録させる仕組みとすることで、運営側も会員リストを容易に作成・管理できるメリットがあります。
このほかにも、オンライン形式での投票や写真コンテストなどの投稿フォーム、イベントの出欠確認、災害時の安否確認としても利用されています。
メールフォームの構成と役割
基本的なメールフォームの構成は「入力フォーム」「確認画面」「完了画面」の3つとなっています。それぞれの特徴や役割は以下の通りです。
入力フォーム
フォームに設置された質問に対し、ユーザーが回答を入力する画面です。プルダウンやチェックボックス形式の選択肢から回答を選んだり、自由テキスト形式で回答を入力したりします。
確認画面
入力した内容を確認する画面です。確認画面は送信前の入力ミスを防止するためにあり、確認画面がないフォームもあります。
ユーザーにとっては、入力内容の見直しができ、運営側にとっては正確な情報をもれなく収集できるメリットがあります。
完了画面
フォームに入力した内容が無事に送信されたことをユーザーに伝える画面です。返答までに要する時間や、その後の問い合わせに必要な受付番号、お礼のメッセージが表示されます。
メールフォームを設置するメリット
メールフォームが設置されているメリットは設置側とユーザー側の双方にあり、メリットを理解していればより効果的な運用のヒントになります。続いては、それぞれの視点からメールフォームを設置するメリットを見ていきましょう。
設置（企業）側のメリット
メールフォームが設置されていれば回答に必要な情報を網羅的に得られるため、双方のやり取りの手間を省けます。また、メールフォームを設置した場合、企業や店舗側には以下のようなメリットがあります。
- 自動返信機能をつければ返信処理の手間が省け、業務効率化が実現
- 必須入力設定を行うと記入漏れもなく、効率よく網羅的に情報収集が可能
- ユーザーからの問い合わせハードルが下がり、マーケティング材料としても活用できる
- 営業時間外や休業日の問い合わせにも24時間365日対応可能
- フォームによっては添付ファイルの送信機能も設置可能
- アクセス解析機能が付いたフォームの場合、履歴チェックやCV調査も可能
ユーザー（顧客）側のメリット
メールフォームならば電話窓口のように受付時間を気にする必要はなく、自身のタイミングに合わせて問い合わせが可能です。続いて、ユーザー（顧客）側での主なメールフォームのメリットを紹介します。
- 空いた時間にいつでも問い合わせができる
- 自動返信機能があると送信内容を確認できる
- SSL対応の場合、痩身内容が暗号化されるので個人情報が漏れるリスクがない
- 電話口では言いにくいような苦情も伝えやすい
- レスポンシブ対応のフォームならば端末を気にせずサイトを閲覧できる
メールフォームを設置するデメリット
便利なメールフォームですが、メールフォームの設置に伴うデメリットや注意点も少なからず存在します。多くは対策できるため、より効果的な運用を目指していきましょう。
設置（企業）側のデメリット
メールフォームを設置した場合、ケースによっては以下のようなデメリットや注意点が想定されます。どれも設置をとどめるほどの理由ではないため、十分な対策を実施しましょう。
- 作成方法によってプログラミングなどの専門知識を要する
- フォームのシステム構築やシステムの運用・保守に費用や手間がかかる
- 有料のメールフォームを利用する場合、維持費や更新手続きを考慮する必要がある
- 常に最新のセキュリティ対策が必要で、個人情報漏洩のリスクを伴う
- フォームの項目数が多いとユーザーが離脱しやすくなる
ユーザー（顧客）側のデメリット
ユーザー（顧客）側のデメリットには以下の点が挙げられます。便利に問合せできる反面、設置されたフォームのセキュリティ対策に関しては注意が必要です。場合によっては、メールフォーム以外の問合せ方法を併用すると便利でしょう。
- 休業日などフォームの送信タイミングによってはレスポンスに時間がかかることもある
- 入力するフォームシステムのセキュリティや情報管理体制に留意する必要があ
- 問合せ内容によってはスムーズな意思疎通が行いにくいこともある
メールフォームの作り方を解説
メールフォームの作り方にもいくつかの種類があり、難易度や完成までの所要時間も異なります。ここでは主なメールフォームの作り方を紹介します。
メールフォームの作成ツールで作成
メールフォーム作成ツールは、専門的なプログラミングやコーディングの知識を必要とせず、手軽にフォームを作成するものです。フォーム作成用のクラウドツールと契約し、利用したいデザインのテンプレートを選ぶだけでフォームが完成します。
作成ツールは有料と無料の両方あり、主に「入力項目の設定」「デザイン編集」「自動返信メール」「登録データの閲覧、ダウンロード」という4つの機能が備わっているのが一般的です。
このほか、アクセス解析や回答データのグラフ化、セキュリティ対応も完備しているツールもあります。
HTMLを利用して作成
HTMLとは、ウェブページ作成に必要なマークアップ言語と呼ばれるものです。
このHTMLを使いメールフォームを作成する場合、「form」「input」「select」「textarea」などのフォーム関連タグを組み合わせて作成します。
タグには対応するHTML属性があり、それぞれのタグに属性を設定しながら進めます。
後述のPHPなどのプログラム言語を利用して作成する際もHTMLの知識が必要となり、専門的な知識が必要となります。
PHPなどのプログラミング言語を利用して作成
メールフォームはサーバー側で処理を行うため、PHPなどのプログラミング言語を利用してフォームのシステムを構築します。
ユーザーから送信されたデータを処理し、「入力データのチェック」「エラーの表示」「確認画面/完了画面の表示」「自動返信/通知メールの送信」「データベースへのデータ登録」などの機能を設ける必要があります。
そのため、プログラミングの知識やサーバー構築の知識、セキュリティ対策に関する知識など専門的な知識が必要となります。
WordPressのプラグイン機能で作成
WordPressとは、専門知識を持たない人でも簡単にウェブサイトを作成できるCMSと呼ばれるウェブサイト作成ツールです。
多くのユーザーが利用するWordPressにはプラグインという拡張機能があり、簡単にメールフォームを作成できます。
簡易的なフォームならすぐに作れるほか、知識があればカスタマイズも可能です。
プラグインは複数入れることもできますが、相性によってエラーが発生する恐れがあるため注意しましょう。
おすすめのメールフォーム作成ツールを紹介
手間をかけずにメールフォームを作成したい場合、メールフォームの作成ツールを利用してみましょう。
無料と有料のツールがあります。
【無料】メールフォーム作成ツール
主な無料のメールフォーム作成ツールは、以下の通りです。
まずは無料のツールもしくは無料体験できる有料ツールで作成し、使用感を踏まえた上で有料ツールへの移行を検討するのがおすすめです。
- Googleフォーム
- HubSpot （ハブスポット）
- formzu（フォームズ）
- Tayori（タヨリ）
【有料】メールフォーム作成ツール
有料の場合、作成できるフォーム数や添付できるデータ容量などが充実しています。自社サービスのマーケティング戦略に利用する狙いがあれば、有料のツールが良いでしょう。
- Kreisel（クライゼル）
- QuboREQUEST（キューボリクエスト）
- WiLL Form（ウィルフォーム）
- List Finder（リストファインダー）
メールフォームの設置で注意すべきポイント
メールフォームを設置する際、フォームの内容によってはユーザー側の負担となってしまう恐れがあります。
ユーザーが使いやすいフォームを設置するために、ここではメールフォームの設置や活用に関して注意すべきポイントを紹介します。
項目数の最適化
ユーザー目線でメールフォームを見たとき、フォームへの入力のしやすさは大切なポイントです。入力するフォームの項目数は多すぎず、画面上部に送信完了までのフローを表示するのが効果的です。
作成側で考えると、項目や選択肢が増えてしまうと思うかもしれませんが、フォームをストレスなく入力しきれるような構成、デザインを重視しましょう。
レスポンシブデザインを採用
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でもフォームの閲覧や入力が可能なフォームを作成しましょう。SEO評価という観点からも、デバイスごとに最適な表示を行うレスポンシブデザインを採用するのがおすすめです。
ただし、使用するデバイスごとにページレイアウトが変化するデザインの場合、スマートフォンでの表示が遅くなってしまう場合があります。遅れが見られたらコーディングに工夫し、適宜画像やファイルサイズを小さくするなどの対策を行う必要があります。
エラー表示機能
フォームを入力していれば、気をつけていても入力漏れや誤入力などは少なからず発生します。入力中に何らかの誤りがあったならば、すぐに該当箇所と内容をユーザーに知らせる機能を活用しましょう。
すべての項目に入力してからエラー表示がされた場合、修正せずにユーザーが離脱してしまう恐れがあります。必須な回答項目は赤字で表記するなど、任意入力の項目と分ける工夫が有効です。
自動返信機能の有無
メールフォームには自動返信機能がついたものがあり、フォームを入力したユーザーに自動で送信が無事完了した旨や回答までの目安の期間を伝えます。
「入力した内容が無事正常に届いたか」「目安となる返信までの期間」が分かるとユーザーは安心でしょう。
自動返信機能はフォームを設置した担当者側へ伝えられるため、対応までに要する時間を短縮できるのがメリットといえます。
スパムやセキュリティ対策
ユーザーが入力するフォームの回答には、さまざまな個人情報が含まれます。
そのため、メールフォームの作成には十分なセキュリティ対策も必要です。
フォームの作成にメールフォーム作成ツールを使うと、SSL暗号通信やISMS認証取得などのセキュリティ強化が可能です。
アクセス解析やCV測定を実施
設置したメールフォームを利用するユーザーの属性や回答傾向の分析は、フォームの質改良に有効です。
ユーザーから使いやすいと認知、注目されれば提供するサービスや商品に関するビジネスの側面で成果が期待できます。
フォーム作成ツールによってはCSVダウンロードやレポート出力機能がついたものもあり、これらの機能は入力されたデータの集計やCSV形式での保存に便利です。
メールフォーム作成ツールは慎重に比較
メールフォーム作成ツールを選定する際、以下のような要素からツールを比較すると良いでしょう。
すべての要素を満たすツールを選ぶには情報収集や選定に時間がかかるため、自社の優先順位をつけるとよりスムーズに選べます。
下記のような項目をチェックすると良いでしょう。
- 利用料金
- 操作性
- セキュリティ対策
- デザインやテンプレ―ト、カスタマイズ機能の充実度
- 自社サイトのデザイン、ツールとの連携
- データ集計や管理機能
- 広告の表示設定
- エラー特定の可否
- 言語対応
成果を出すメールフォームを作成するならkreisel（クライゼル）がおすすめ
項目数やデザイン面など、ユーザー目線で設置されたメールフォームがあれば企業や店舗側への信頼度が高まり、競合他社との差別化も可能です。
クラウド型のCRMプラットフォームであるkreisel（クライゼル）は、さまざまなメールフォームの作成ツールを提供しています。
これまで1000 社以上の導入実績があり、問い合わせや資料請求を目的としたWebフォームから、アンケート機能やファイルをアップロードできるフォーム、スマホ対応のフォームまで幅広く対応しています。
フォームのデザインも豊富で、Webhook機能やAPI連携にも対応するため、ほかのクラウドサービスとの連携がスムーズです。
まとめ
メールフォームが設置されていればユーザーのタイミングで問い合わせや申し込みが行えるため、集客やマーケティング戦略として有効です。
紹介したkreiselはメールフォームのほか、顧客データベース管理機能強化を中心にさまざまなシステムを提供しています。
集客ツールとしてだけでなくマーケティング戦略の情報収集としてもぜひ利用をご検討ください。
