職場環境改善に活用される社内アンケート。社員の生の声を知ることは、業務改善や福利厚生の見直し、さらには組織改革などに不可欠な作業と言えるでしょう。
しかし「回答率が上がらない」、「社員がなかなか本音を言わない」など、結果が伴わないケースも少なくありません。
今回の記事では、社内アンケートを成功に導くために、アンケートツールを用いる際の手順を解説します。
アンケート作成ツールをお探しでしたら、クライゼルのアンケートフォーム作成機能をご検討ください。
社内アンケートを成功させる6つの手順
手順(1)：アンケートの目的を明確化する
まずはっきりさせなければならないのは、「何を目的に社内アンケートを行うのか」、「なぜ社内アンケートが必要なのか」 という点です。
基本的に社内アンケートの目的は業務改善や福利厚生の見直し、人事制度、組織体制の見直しなどになるでしょう。 仮にこうした目的が定まっていないと、尋ねる質問内容が曖昧なものになってしまい、十分な質のアンケート結果が集まらなくなってしまう可能性があります。
手順(2)：回答しやすい質問文を作成する
質問文の作成時には、社員が回答しやすい形式になっているかを意識するようにしましょう。
まずわかりやすい質問文を作文し、作成者以外の人に質問文の意図が十分伝わるかを確認してもらいましょう。
また、多くの場合、回答者が最も答えやすいのは回答選択式の質問です。
「はい」「いいえ」の回答二者択一式の質問形式や、複数の選択肢から一つの回答を選ぶ質問形式や、複数回答可の質問形式など様々な形式が考えられます。 よって、質問毎に回答の方法を明示しておき、合わせて回答が必須なのかオプションなのかも明示するようにしましょう。
自由記述式の質問をアンケートに入れる場合は、なるべく回答者の負担にならないように、自由記述式の質問数や必須／オプションの設定を工夫しましょう。
手順(3)：アンケート運用上のセキュリティを考える
社内アンケートの場合そのアンケートに回答すべき人は社員または、会社に関係した特定の人です。質問文や回答選択肢が社外秘の場合もあるでしょう。 よって、部外者がアンケートに回答することは避けなければなりません。
その場合、アンケート依頼メールをアンケートシステムから送りメール文面中のURLをクリックすることでアンケート回答できるようにする方法や、回答者に IDとパスワードを付与しIDとパスワードによりユーザ認証された人のみ回答できる方法などを検討して、アンケートを運用することが必要です。
アンケートシステムでは、それらの機能を予め持っているものもありますので、アンケートシステムの選定時に確認するといいでしょう。
手順(4)：回答率向上のための工夫を考える
社内アンケートを有効に活用するには、ある程度の回答率を確保しなければなりません。
回答率を上げるためには、いくつかの方法があります。
ひとつはアンケートの事前告知です。社内アンケートを実施する前に、「○○を目的としたアンケートを○月△日に行う」ということを告知しておきます。 この際、「アンケートは10分程度で終わります」といった情報も記載しておくと、より回答率を高められるでしょう。
また、リマインドメールを送ることも大事です。
回答期限1週間前などのタイミングで、「回答期限が近づいてきました」といった内容で送ります。
回答期限直前には、もしくは回答していない社員にリマインドメールを送ります。 ただし、あまりしつこく送ると回答率を下げる原因にもなります。状況を見ながら判断しましょう。
アンケートシステムで、回答をしていない社員を抽出してリマインドメールを送る機能を持っているシステムですと、リマインドメールの運用をスムーズに行えます。
さらに、実施目的にもよりますが、無記名でアンケートを行っても良いかもしれません。
記名では答えにくい質問がアンケートに含まれている場合。業務改善に関連するアンケートであれば記名でもある程度の回答率が期待できますが、 人事や組織など、記名では答えにくい質問がアンケートに含まれている場合、無記名の方がより多くの回答を得られるでしょう。
手順(5)：集計したデータをレポートにまとめる
回答を締め切った後は、データを集計することになります。この時、質問ごとの結果を表やグラフに表すことで、回答傾向を視覚的に把握できるようになります。
また1ヶ月、半年、1年後など、定期的に同内容のアンケートを実施した場合にも、回答がどのように変化したか、ひと目で理解できるようになります。
このとき、どのような種類のグラフを選択するかには注意しましょう。
グラフには円グラフや棒グラフ、折れ線グラフなどの種類があります。そのため質問に合わせたグラフを選ばないと、分かりづらい集計結果になってしまいかねません。
以下に基本的なグラフ選びの、ポイントについてまとめましたので、ぜひご参考ください。
全体的な傾向を把握したい場合
- 単一選択式の場合→円グラフ、帯グラフ
- 複数選択式→折れ線グラフ、棒グラフ
性別や年代など回答別の傾向を把握したい場合
- 単一選択→帯グラフ
- 複数選択→折れ線グラフ、棒グラフ
手順(6)：社員にフィードバックする
社内アンケート結果のレポートをまとめたら、なるべく早く社員にフィードバックするよう心掛けましょう。
自分が参加したアンケートの結果はやはり気になるものですし、きちんとしたフィードバックがなければ社内アンケートを実施する意味について、 社員から不信感を持たれてしまうことになりかねません。
このようなことが続けば、回答率が下がる原因となるでしょう。
また、こうしたフィードバックとは別に、アンケート作成者自身が振り返りをすることも大切です。 より良いアンケートがより良い社内環境の構築へと繋がっていきます。 後の回答率向上のために、質問の内容や数は適切だったのか、などを分析しましょう。社内アンケートに参加した他部署の同僚などに意見を求めるのもいいでしょう。
このように、きちんとしたフィードバックを行い、社内アンケートを存分に活用するためには、アンケートフォームの作成よりも、運用にこそ力点を置いていきたいものです。
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社内アンケートの実施に関するまとめ
ここまで紹介してきた手順を踏まえることで、社内アンケートを適切に運用することが可能となります。
ただ、一般的な紙のアンケートでは作成・回収はもちろん、データ集計やレポート作成にも時間と労力がかかってしまいます。
そこでおすすめなのがアンケートツールです。なかでもメール配信・フォーム作成のASPシステム「クライゼル」では、アンケートフォームがweb上で無制限に作成できます。
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