名刺管理データベースとして有効活用!|ASP型CRMシステム『クライゼル』

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活用事例

名刺管理データベースとして有効活用!−某IT企業−

某IT企業は従来、オフィスソフトで名刺交換したデータを管理していました。ところが、オフィスソフトでの複数人数による管理は、カンタンそうに見えて、意外と大変でした。


例えば、複数の人数で触れるとセル幅が変わったり、フィルタ等表示方法が変わったり、間違えた項目を記述したりし、しかもそのままの状態で保存してしまったりして、多くの人が混乱をしていました。もちろん、パスワード管理やファイルを分割したりもしながら、円滑に運用する努力はしていましたが、混乱が収まることはありませんでした。こんな状態だったため、販促メールやダイレクトメールを送る時は、毎度、データ整理に苦労をしていましたし、送付後の戻りの住所変更や、退職等があった場合の管理も大変でした。


そんな悩みを解消したい、つまりは、名刺のデータをもっとうまく活用できないか?そう考えた結果、専用のCRM、顧客管理用のクラウドシステム、クライゼルを使うべきという回答に至りました。


クライゼルは本来メール配信が得意なシステムですので、メールアドレスの管理も得意分野となります。このメールアドレス管理機能を、うまく名刺情報管理に転用するという流れでクライゼルを利用し始めました。


オフィスソフトとは異なり、クライゼルは、情報を入力する項目を柔軟に設定しながらも入力レベルがブレないような工夫がなされていますので、データ入力段階、更新段階で不整合が生じることを防げるシステムとなっています。


また複数人数でシステムを利用する際に、機能ごとに権限を付与することができるので、必要な人に必要な機能を付与することで、データ整合性を保つことができるシステムとなっています。


入力された情報に対しては、即時にメールが配信できるシステムなので、売上につなげるための販促メールを時間をかけずに送信することもできるようになりました。 空き枠のあるセミナーの運営する際には、メールでセミナー案内を送り、フォーム機能を活用した出欠席管理、セミナー後のアンケート収集と、セミナーにまつわる一連の活動をクライゼル機能で対応することができます。


今では、セールス事業部では欠かせない販促ツールとなっています。


お客様のニーズ

  • 交換した名刺を1つのデータベースでしっかりと管理したい。
  • データの更新作業、変更作業は安全・確実に行っていきたい。
  • 複数の担当が触れても、大丈夫な分かりやすいシステムを使いたい。
  • 名刺データに対して、メールをカンタンに配信したい。

運用の概要図

導入後の効果

  • 専用のシステムを導入することで、システムに合わせた統一ルールができ、担当者が「名刺データをためる」「しっかりとメンテナンスする」という意識が非常に高まりました。
  • 急なセミナーや、キャンペーンの案内をしたいときにも、短時間でメール配信の準備ができるようになりました。
  • お客様からの会社名変更、昇進昇格、部署異動、退職、不達はがきをもとに、名刺データをメンテナンスしやすくなりました。
  • Eメールを送信するようになったため、Eメールのエラーメールを元に、簡単にメールアドレスのメンテナンスができるようになりました。
  • 名刺の基本データだけではなく、それぞれのお客さんごとの接触情報が入力できるようになったため、再度アプローチする際の情報源になったり、自社の担当者が退職しても、引継できるSFA用途にも使えるデータベースになりました。
  • 名刺のお客さんへメール配信をすると、メールの中にあるURLをクリックしてくれたかどうかが分かるので、この情報により見込度の強弱を判断することができるようになりました。
  • 短時間で整備された名刺データ管理システムを立ち上げることができた。
  • 名刺データを利用したメール配信作業が短時間でできるようになった。
  • 名刺データベースのメンテナンス意識が非常に高まった。

利用した機能

この用途で使用した機能

  • データベース機能
  • メール配信機能
  • フォーム機能
 
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